中文职场 · 第51课
Nêu file nào, version nào, người nhận cần làm gì và khi nào phản hồi.
Tin nhắn công việc có thể ngắn, email cần đủ context. Dù dùng kênh nào, mình giữ bốn phần: bối cảnh, thông tin chính, yêu cầu và thời hạn. Không dùng một câu 麻烦看一下 rồi để người nhận đoán.
Từ vựng
| Chữ Hán | Pinyin | Nghĩa |
|---|---|---|
| 附件 | fùjiàn | Tệp đính kèm |
| 确认 | quèrèn | Xác nhận |
| 回复 | huífù | Phản hồi |
| 版本 | bǎnběn | Phiên bản |
| 修改 | xiūgǎi | Sửa đổi |
| 截止时间 | jiézhǐ shíjiān | Deadline |
| 抄送 | chāosòng | CC |
| 转发 | zhuǎnfā | Chuyển tiếp |
Khung email: 说明背景 – 提供信息 – 提出请求 – 确认时间。
Nêu bối cảnh – cung cấp thông tin – đưa yêu cầu – xác nhận thời gian.
Mở đầu
- 您好，关于九月份的报告，想跟您确认一下。 – Xin chào, tôi muốn xác nhận về báo cáo tháng 9.
- 根据今天的会议，我们需要更新以下内容。 – Theo cuộc họp hôm nay, cần cập nhật các nội dung sau.
- 感谢您的回复。 – Cảm ơn phản hồi của bạn.
- 不好意思打扰您。 – Xin lỗi đã làm phiền.
Gửi file
请查收附件中的九月份销售报告。
Qǐng cháshōu fùjiàn zhōng de jiǔ yuèfèn xiāoshòu bàogào.
Xin xem báo cáo bán hàng tháng 9 trong file đính kèm.
这是更新后的第二版。
Đây là version 2 đã cập nhật.
文件名是“销售报告_2026年9月_v2”。
Tên file là Sales Report September 2026 v2.
Xin xác nhận
| Mục đích | Câu |
|---|---|
| Xác nhận đã nhận | 收到后请确认一下。 |
| Xác nhận số | 请确认这个数字是否正确。 |
| Xác nhận phạm vi | 请确认报告是否包括所有门店。 |
| Xác nhận version | 请使用附件中的最新版本。 |
| Xác nhận duyệt | 请确认是否可以提交。 |
Nhắc phản hồi
想跟进一下昨天发的邮件。
Tôi muốn follow-up email gửi hôm qua.
请问您有时间看一下吗？
Xin hỏi bạn đã có thời gian xem chưa?
如果可以，请在明天下午三点前回复。
Nếu được, xin phản hồi trước 3 giờ chiều mai.
如果时间不方便，请告诉我新的时间。
Nếu thời gian không phù hợp, xin cho tôi thời gian mới.
Sửa file và giải thích thay đổi
- 我修改了第三页的销售数据。 – Tôi sửa dữ liệu bán ở trang 3.
- 总金额没有变化。 – Tổng tiền không đổi.
- 修改原因是重复记录。 – Lý do sửa là bản ghi trùng.
- 请删除之前的版本。 – Xin xóa version trước.
- 修改内容已用黄色标出。 – Phần sửa đã tô vàng.
Đổi deadline
因为采购数据还没到，我们需要把截止时间延到周一上午。
Do dữ liệu mua hàng chưa tới, cần lùi deadline tới sáng thứ Hai.
这会影响最终报告的发布时间。
Việc này ảnh hưởng thời gian phát hành báo cáo cuối.
请确认新的时间安排。
Xin xác nhận lịch mới.
Mẫu email hoàn chỉnh
主题: 请确认九月份费用报告
王经理，您好！
根据今天上午的会议，我已经更新了九月份费用报告。请查收附件中的第二版。主要修改包括差旅费分类和两笔重复记录。
请您在明天下午三点前确认。如果有需要修改的地方，请直接在文件中留言。
谢谢！
Hanh
Tin nhắn chat ngắn
王经理，您好。九月份费用报告已经更新，我刚发到您的邮箱。请使用第二版。方便的时候请确认一下，谢谢。
Tin chat nhắc email và version, không đính toàn bộ dữ liệu nhạy cảm vào nhóm đông người.
Chốt action sau cuộc họp
| Action | Câu |
|---|---|
| Ai làm | 小李负责更新收入数据。 |
| Deadline | 请在周五中午前完成。 |
| Review | 完成后由王经理审核。 |
| Lưu file | 请上传到共享文件夹。 |
Bảo mật
- Không gửi payroll hoặc số tài khoản vào nhóm chung.
- Kiểm người nhận và 抄送.
- Dùng link có quyền và ngày hết hạn.
- Không gửi 验证码 qua chat.
- Thu hồi file sai ngay và thông báo rõ.
Lỗi thường gặp
- Chỉ viết 请确认 nhưng không nói xác nhận gì.
- Không ghi version.
- Dùng 尽快 thay deadline cụ thể.
- Gửi file nhưng quên 附件.
- Chuyển tiếp email chứa dữ liệu không liên quan.
- Không tóm tắt thay đổi.
Bài luyện
- Viết email gửi báo cáo version 3.
- Xin xác nhận trước 10 giờ sáng.
- Giải thích sửa một dòng trùng.
- Xin lùi deadline vì thiếu dữ liệu.
- Viết tin chat 50 chữ nhắc email.
FAQ
请查收 nghĩa là gì?
Là xin kiểm tra và nhận, thường dùng khi gửi file, tài liệu hoặc hàng. Trong email có thể dùng 请查收附件.
回复 và 答复 khác nhau thế nào?
Cả hai liên quan phản hồi. 回复 rất phổ biến trong email và chat; 答复 có thể trang trọng hơn tùy câu.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸