Sổ sách cho shop Shopee, Lazada và TikTok Shop

Chào bạn,

Shop đa sàn thường không thiếu dữ liệu mà thiếu một trục chung. Shopee gọi trạng thái theo cách riêng, Lazada dùng file riêng, TikTok Shop có transaction type khác, còn ngân hàng chỉ thấy tiền ròng. Nếu không chuẩn hóa mã đơn, doanh thu dễ bị ghi theo tiền thực nhận, phí bị bỏ sót và tồn kho không khớp.

1. Hai nhánh sổ sách không được trộn

Một file quản trị có thể dùng chung logic order, SKU và settlement. Nhưng sổ pháp lý phải theo đúng chủ thể. Không lấy mẫu sổ hộ để thay hệ thống kế toán doanh nghiệp, cũng không bắt hộ ghi toàn bộ tài khoản doanh nghiệp nếu pháp luật không yêu cầu.

2. Hộ kinh doanh chọn sổ theo phương pháp

Thông tư 152 chia nhóm theo nghĩa vụ. Ngưỡng không chịu GTGT và không phải nộp TNCN đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng lên 1 tỷ đồng từ 01/01/2026, nên không dùng ví dụ 500 triệu đồng cũ để xác định nhóm năm 2026.

S2b theo doanh thu GTGT, S2c theo doanh thu và chi phí để xác định thu nhập, S2d theo nhập xuất tồn, S2e theo tiền mặt và tiền gửi. Hộ có thể mở thêm sổ quản trị nhưng không bỏ trường thông tin bắt buộc.

3. Bộ dữ liệu quản trị cho mọi shop

• Danh mục shop, sàn, kho và tài khoản nhận tiền.
• Danh mục SKU nội bộ và mã SKU từng nền tảng.
• Order lines với số lượng, giá, voucher và trạng thái.
• Returns với mã hoàn, hàng nhận lại và tình trạng.
• Transactions gồm phí, quảng cáo, bồi thường, thuế.
• Settlements gồm khoản phải thu và tiền chuyển.
• Bank statement gồm ngày, amount và reference.
• Invoices đầu ra, đầu vào cùng file gốc.

Mỗi bảng cần primary key. Không dùng tên sản phẩm làm khóa vì tiêu đề có thể đổi. Tạo mapping SKU có ngày hiệu lực và không sửa lịch sử khi đổi tên.

4. Sổ doanh thu phải dùng doanh thu gộp đúng bản chất

Số tiền sàn chuyển về không phải doanh thu. Nó thường bằng doanh thu sau hoàn, phí, quảng cáo, voucher, thuế khấu trừ và điều chỉnh. Sổ doanh thu bắt đầu từ giao dịch đủ điều kiện ghi nhận, sau đó liên kết settlement để theo dõi tiền.

5. Sổ chi phí cho shop

Chi phí quản trị nên tách giá vốn, phí nền tảng, vận chuyển shop chịu, quảng cáo, đóng gói, lương, kho và chi phí chung. Với hộ dùng phương pháp thu nhập, chi phí được trừ phải liên quan kinh doanh, có hóa đơn chứng từ và đáp ứng thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 5 triệu đồng theo quy định.

Không ghi chi phí cá nhân vào shop rồi chờ cuối năm lọc. Tạo phương thức thanh toán riêng và yêu cầu purpose, order, campaign hoặc cost center ngay lúc phát sinh.

6. Sổ kho theo SKU

Kho cần theo dõi tồn đầu, nhập, xuất bán, hàng gửi, hàng hoàn, hàng hỏng và tồn cuối theo số lượng cùng giá trị. Một đơn cancelled trước giao không được trừ kho như đơn delivered. Một return chưa nhận thực tế không được cộng kho.

Cuối tháng kiểm kê mẫu top SKU, SKU âm, SKU không bán và SKU có tỷ lệ hoàn cao. Chênh kho cần biên bản, không điều chỉnh im lặng trên file.

7. Sổ tiền và tài khoản nhận doanh thu

Shop có thể dùng nhiều tài khoản nhưng cần thông báo và quản lý theo yêu cầu thuế. S2e theo tiền mặt và từng tài khoản tiền gửi không kỳ hạn. Mỗi dòng ngân hàng phải map tới settlement, thu khác, chi phí hoặc chuyển nội bộ.

Chuyển tiền giữa hai tài khoản của cùng chủ thể không phải doanh thu hay chi phí. Khoản cá nhân nộp vào cần xác định góp vốn, vay, hoàn ứng hoặc nạp tiền kinh doanh.

8. Công nợ sàn

Tạo sổ phụ theo settlement: số đầu kỳ, doanh thu đủ điều kiện, giảm trừ, phí, thuế nộp thay, tiền nhận và số cuối kỳ. Số cuối phải có tuổi từ ngày đủ điều kiện thanh toán, không chỉ từ ngày tạo đơn.

9. Hóa đơn điện tử

Hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 141. Nếu doanh thu lũy kế vượt ngưỡng trong năm, đăng ký trong thời gian quy định. Shop bán lẻ có thể thuộc nhóm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền tùy mô hình.

Danh sách hóa đơn cần nối order ID. Nếu một hóa đơn gom nhiều order, giữ bảng bridge. Hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải liên kết hóa đơn gốc và không được cộng như giao dịch bán mới.

10. Thuế do sàn khấu trừ

Nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán thực hiện khấu trừ, khai thay, nộp thay theo phạm vi. Shop vẫn tổng hợp doanh thu mọi kênh, kiểm ngưỡng và đối chiếu chứng từ thuế. Không nộp trùng, nhưng cũng không bỏ doanh thu ngoài phạm vi sàn xử lý.

11. Ví dụ một tháng

Shop có đơn đủ điều kiện ghi nhận 500 triệu đồng, hoàn hàng 30 triệu, phí sàn 45 triệu, quảng cáo 20 triệu, thuế sàn khấu trừ 5 triệu, bồi thường 2 triệu. Tiền settlement dự kiến là 402 triệu trước điều chỉnh khác. Nếu ngân hàng nhận 397 triệu, 5 triệu chênh phải nằm ở reserve, giao dịch kỳ khác hoặc exception có bằng chứng.

Sổ doanh thu không ghi 397 triệu. Sổ phí không gộp thuế khấu trừ vào chi phí quảng cáo. Sổ kho xử lý 30 triệu hàng hoàn theo giá vốn và tình trạng thực tế, không theo giá bán.

12. Quy trình hằng ngày

1. Đồng bộ đơn và transaction của từng sàn.
2. Kiểm duplicate và trạng thái đổi bất thường.
3. Phát hành hoặc nối hóa đơn theo quy trình.
4. Ghi nhận xuất kho, return và hàng hỏng.
5. Map settlement mới với ngân hàng.
6. Gắn chứng từ chi phí và tài khoản thanh toán.
7. Đưa chênh vào exception queue.

13. Khóa sổ cuối tháng

• Đủ dữ liệu cho mọi shop và kho.
• Doanh thu gộp khớp order đủ điều kiện.
• Return khớp hóa đơn và kho.
• Phí khớp transaction cùng chứng từ.
• Thuế sàn khấu trừ khớp báo cáo.
• Settlement khớp ngân hàng.
• Công nợ sàn có tuổi và owner.
• SKU âm bằng 0 hoặc có biên bản.
• Sổ pháp lý khớp tờ khai.
• Snapshot dữ liệu được khóa.

14. Lưu trữ và sao lưu dữ liệu

Thông tư 152 cho phép lưu tài liệu kế toán bằng giấy hoặc điện tử và yêu cầu thời gian tối thiểu theo quy định, còn hóa đơn tuân theo pháp luật hóa đơn. Shop nên giữ file sàn gốc, bảng mapping, sổ đã khóa, hóa đơn, chứng từ thanh toán và biên bản xử lý chênh trong cùng index kỳ.

Dùng nguyên tắc ba bản sao, hai loại phương tiện và một bản tách khỏi hệ thống vận hành. Phân quyền theo shop và vai trò, bật MFA, ghi log xuất dữ liệu. Mỗi quý thử khôi phục một kỳ ngẫu nhiên để chắc rằng backup có thể dùng, không chỉ tồn tại.

15. Dashboard quản trị

Dashboard không thay sổ pháp lý. Nó bổ sung chiều SKU, shop và campaign để ra quyết định.

16. Tách bốn lớp

Kế toán phản ánh doanh thu, chi phí, kho và công nợ. Thuế kiểm ngưỡng, tỷ lệ, hóa đơn và số nộp thay. Dòng tiền dự báo settlement cùng khoản phải chi. Quản trị tính biên sau phí, quảng cáo và hoàn. Một khoản có thể xuất hiện ở cả bốn lớp nhưng với mục tiêu khác.

17. Lỗi thường gặp

• Lấy payout làm doanh thu.
• Dùng tên sản phẩm làm khóa SKU.
• Ghi return vào kho trước khi nhận hàng.
• Gộp phí, thuế và quảng cáo.
• Không mở công nợ sàn.
• Trộn tiền cá nhân với tiền shop.
• Dùng ngưỡng 500 triệu đồng cũ cho năm 2026.
• Không lưu file gốc của sàn.

18. FAQ

Shop nhỏ dưới 1 tỷ đồng có cần sổ không?

Có. Hộ thuộc nhóm không chịu GTGT và không phải nộp TNCN vẫn dùng S1a-HKD để ghi doanh thu, xác định ngưỡng và đối chiếu.

Có cần một file riêng cho mỗi sàn?

Nên giữ staging riêng theo nguồn, sau đó chuẩn hóa vào model chung. Không sửa file gốc để ép cùng cấu trúc.

Phần mềm bán hàng có thay kế toán không?

Phần mềm có thể tạo dữ liệu và sổ, nhưng chủ thể kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về mapping, chứng từ, completeness và tờ khai.

– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸