KIẾN TRÚC PHẦN MỀM
Chọn mô hình dựa trên vận hành, dữ liệu và khả năng phục hồi.
Chào bạn,
Online và cài đặt không phải hai nhãn đủ để kết luận bảo mật hay phù hợp. Cần xem kiến trúc thật: dữ liệu ở đâu, ai vận hành, cách truy cập, backup, cập nhật, tích hợp và phương án khi dịch vụ ngừng.
Trả lời nhanh
Online phù hợp đội nhiều địa điểm, muốn giảm quản trị hạ tầng và cập nhật tập trung. Cài đặt phù hợp khi doanh nghiệp cần kiểm soát hạ tầng, mạng nội bộ hoặc tùy chỉnh sâu và có đội kỹ thuật. Phương án lai cũng có thể hợp. Chọn bằng rủi ro và tổng chi phí.
1. Bốn mô hình cần phân biệt
| Mô hình | Đặc điểm | Trách nhiệm chính |
|---|---|---|
| SaaS cloud | Dùng qua web, nhà cung cấp vận hành | Hợp đồng, tài khoản, cấu hình, dữ liệu |
| Cài máy đơn | Dữ liệu trên máy hoặc file | Backup, an toàn máy, phiên bản |
| Máy chủ nội bộ | Nhiều người qua LAN/VPN | Server, DB, backup, bảo mật |
| Lai | Một số dịch vụ cloud, dữ liệu hoặc ứng dụng riêng | Quản lý tích hợp và hai phía |
2. Luật dữ liệu và dữ liệu cá nhân
Luật Dữ liệu 60/2024 và Nghị định 165/2025 tạo khung dữ liệu. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025 và Nghị định 356/2025 có hiệu lực từ 01/01/2026. Phần mềm kế toán chứa thông tin nhân sự, khách, nhà cung cấp, tài khoản và giao dịch, nên doanh nghiệp phải xác định vai trò xử lý, mục đích, quyền, bảo mật và nhà cung cấp liên quan.
3. Ma trận lựa chọn
| Tiêu chí | Online | Cài đặt |
|---|---|---|
| Làm việc từ xa | Thuận tiện nếu có mạng và quyền | Cần VPN hoặc cấu hình riêng |
| Cập nhật | Nhà cung cấp tập trung | Doanh nghiệp lên kế hoạch |
| Hạ tầng | Thuê qua dịch vụ | Tự đầu tư, vận hành |
| Tùy chỉnh | Theo phạm vi nền tảng | Có thể sâu hơn nhưng khó nâng cấp |
| Backup | Nhà cung cấp và doanh nghiệp cần làm rõ | Doanh nghiệp chịu chính |
| Thoát hệ thống | Phụ thuộc xuất dữ liệu, hợp đồng | Phụ thuộc định dạng và hệ thống cũ |
4. Khả năng làm việc khi mất mạng
Hỏi rõ hệ thống dừng hoàn toàn hay có cơ chế tạm, dữ liệu đồng bộ lại thế nào, chống trùng ra sao. Cài đặt nội bộ vẫn có thể dừng do server, điện, mạng LAN hoặc database. Cần kế hoạch liên tục cho cả hai.
5. Backup và phục hồi
- Tần suất backup và thời điểm phục hồi tối đa.
- Kho backup tách khỏi hệ thống chính.
- Mã hóa, quyền và nhật ký.
- Kiểm tra phục hồi định kỳ.
- Ai chịu trách nhiệm, thời gian hỗ trợ.
- Xuất backup độc lập khi chấm dứt.
6. Hiệu năng và quy mô
Test tháng cao điểm, số dòng, người đồng thời, báo cáo nặng và thời gian khóa sổ. Online cần đường truyền và tài nguyên gói. Cài đặt cần server, database và bảo trì. Không dùng demo nhỏ để suy ra hiệu năng ba năm.
7. Cập nhật pháp luật 2026
Phần mềm phải hỗ trợ chế độ doanh nghiệp áp dụng, nhưng doanh nghiệp cần test tài khoản, chứng từ, sổ và BCTC theo Thông tư 99 hoặc 133. Câu tự động cập nhật pháp luật phải được chuyển thành phạm vi, thời hạn và trách nhiệm trong hợp đồng.
8. Tổng chi phí sở hữu
| Khoản | Online | Cài đặt |
|---|---|---|
| Ban đầu | Thiết lập, chuyển dữ liệu | Bản quyền, server, triển khai |
| Hàng năm | Thuê bao, tài nguyên, tích hợp | Bảo trì, hạ tầng, nhân sự |
| Mở rộng | Người dùng, dung lượng, đơn vị | Nâng server, license, DB |
| Sự cố | SLA và phụ thuộc nhà cung cấp | Đội nội bộ hoặc đối tác |
| Thoát | Xuất dữ liệu và chuyển | Duy trì môi trường cũ, chuyển đổi |
9. Checklist hợp đồng
- Vị trí, quyền sở hữu, xuất và xóa dữ liệu.
- SLA, bảo trì, thời gian thông báo.
- Backup, RPO/RTO và thử phục hồi.
- Phân quyền, nhật ký, xác thực.
- Tích hợp, phiên bản API, phí.
- Gia hạn, tăng giá, chấm dứt.
- Hỗ trợ chuyển dữ liệu khi thoát.
10. FAQ
Online có nghĩa không cần backup?
Không. Cần biết backup của nhà cung cấp và có phương án xuất, lưu độc lập phù hợp.
Cài đặt có bảo mật hơn?
Không tự động. Bảo mật phụ thuộc server, quyền, cập nhật, backup và con người.
Nên chọn theo giá năm đầu?
Không. Tính ba năm và chi phí nhân sự, hạ tầng, tích hợp, chuyển dữ liệu, sự cố.
11. Xây threat model đơn giản
| Rủi ro | Online | Cài đặt | Kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Mất tài khoản | Truy cập từ internet | Tài khoản hệ điều hành, DB | MFA, quyền, thu hồi |
| Mất dữ liệu | Lỗi dịch vụ, cấu hình | Hỏng máy, mã độc | Backup tách biệt, phục hồi |
| Rò dữ liệu | Chia sẻ, API, bên phụ | USB, email, quyền nội bộ | Mã hóa, DLP, log |
| Gián đoạn | Mạng, nhà cung cấp | Server, điện, LAN | Kế hoạch liên tục |
| Khóa nhà cung cấp | Định dạng, hợp đồng | Phiên bản, license | Xuất định kỳ, phương án thoát |
Threat model không cần kỹ thuật quá sâu. Chỉ cần biết tài sản dữ liệu, người truy cập, điểm kết nối, sự cố khả dĩ và kiểm soát.
12. RPO, RTO và phục hồi
RPO là mức dữ liệu có thể mất theo thời gian; RTO là thời gian cần để khôi phục. Doanh nghiệp đặt mục tiêu theo nghiệp vụ, sau đó yêu cầu nhà cung cấp hoặc đội IT chứng minh bằng bài thử.
Backup hàng ngày không bảo đảm RPO một ngày nếu file lỗi bị sao lưu chồng. Cần phiên bản, tách biệt, giám sát và thử restore. Kết quả thử có biên bản.
13. Quyền quản trị và phân tách nhiệm vụ
- Tài khoản quản trị thuộc doanh nghiệp.
- Không dùng chung tài khoản kế toán.
- Tách nhập, duyệt, khóa, quản trị.
- Quyền theo đơn vị và dữ liệu.
- Log không cho người bị kiểm tra tự xóa.
- Rà quyền hàng quý và khi đổi nhân sự.
14. Pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân
Từ 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025 và Nghị định 356/2025 là khung hiện hành. Hợp đồng phần mềm phải làm rõ vai trò các bên, mục đích, loại dữ liệu, thời hạn, quyền, bên thứ ba và xử lý sự cố.
Không gửi bản lương, CCCD, tài khoản ngân hàng hoặc dữ liệu khách lên môi trường thử nếu chưa ẩn và chưa có cơ sở xử lý phù hợp.
15. Bảng quyết định
| Nếu doanh nghiệp… | Ưu tiên khảo sát |
|---|---|
| Đội phân tán, ít IT | SaaS online có SLA, xuất dữ liệu |
| Mạng yếu tại điểm làm | Cài đặt hoặc mô hình có offline |
| Quy trình đặc thù, tích hợp sâu | Cài đặt hoặc nền tảng hỗ trợ tùy chỉnh |
| Dữ liệu nhạy cảm, hạ tầng mạnh | Mô hình kiểm soát riêng sau đánh giá |
| Tăng nhanh, nhiều đơn vị | Nền tảng mở rộng, phân quyền, hợp nhất |
16. Kế hoạch chuyển mô hình
- Đánh giá hiện trạng, dữ liệu, tích hợp.
- Chọn phạm vi thử, tiêu chí.
- Chuyển danh mục, số dư và giao dịch mở.
- Chạy song song, thử sự cố.
- Đào tạo, cắt chuyển, hỗ trợ.
- Đối chiếu, nghiệm thu, khóa hệ cũ.
17. Kiểm tra hàng năm
Mỗi năm rà gói, người dùng, quyền, chi phí, dữ liệu, backup, SLA và phương án thoát. Công cụ phù hợp năm trước có thể không còn phù hợp khi số giao dịch hoặc luật đổi.
18. Due diligence nhà cung cấp
- Pháp nhân, kinh nghiệm, khách hàng tham chiếu phù hợp.
- Kiến trúc, trung tâm dữ liệu, bên phụ.
- Chính sách bảo mật, cập nhật, kiểm thử.
- Quy trình sự cố và thông báo.
- Sao lưu, phục hồi, tính liên tục.
- Báo cáo kiểm tra hoặc chứng nhận nếu công bố.
- Lịch sử thay đổi sản phẩm và hỗ trợ.
Không coi logo chứng nhận là đủ. Hỏi phạm vi, thời hạn, sản phẩm nào được đánh giá và vấn đề đã loại trừ.
19. Dữ liệu trên thiết bị di động
Nếu dùng điện thoại, kiểm tra khóa màn hình, mã hóa, quản lý thiết bị, tải tệp, ảnh chụp, clipboard và quyền ứng dụng. Không để báo cáo lương hoặc ngân hàng trong ứng dụng chat sau khi gửi.
Khi mất thiết bị, có khả năng thu hồi phiên, xóa từ xa hoặc khóa tài khoản. Mỗi thiết bị gắn người dùng, không dùng máy chung cho quản trị.
20. Môi trường test và dữ liệu thật
Ẩn dữ liệu trước khi đưa vào test hoặc demo. Tách tài khoản, API, email và chữ ký. Không cho môi trường test phát hành hóa đơn hoặc gửi thông tin khách ngoài ý muốn.
Dữ liệu test có vòng đời và ngày xóa. Bản sao production không được giữ vô thời hạn trên máy cá nhân hoặc nhà triển khai.
21. Kế hoạch sự cố
| Sự cố | Hành động đầu |
|---|---|
| Mất mạng | Chuyển đường dự phòng, quy trình tạm |
| Mất tài khoản | Khóa phiên, xác minh, reset |
| Mã độc | Cô lập thiết bị, giữ bằng chứng |
| Dữ liệu sai | Dừng nhập, snapshot, đối chiếu |
| Nhà cung cấp dừng | Kích hoạt xuất và hệ thay thế |
Danh sách liên hệ, quyền quyết định và mẫu thông báo được chuẩn bị trước. Sau sự cố, làm post-mortem và cập nhật kiểm soát.
22. Thước đo sau lựa chọn
- Uptime thực tế và số sự cố.
- Thời gian khóa sổ.
- Số giờ nhập lặp.
- Số lỗi quyền và dữ liệu.
- Thời gian phục hồi thử.
- Chi phí mỗi người, mỗi chứng từ.
23. Phân loại dữ liệu trước khi chọn kiến trúc
| Mức | Ví dụ | Kiểm soát |
|---|---|---|
| Công khai | Báo cáo đã công bố | Toàn vẹn, phiên bản |
| Nội bộ | Sổ quản trị, ngân sách | Quyền theo vai trò |
| Nhạy cảm | Lương, ngân hàng, khách hàng | Mã hóa, MFA, log |
| Hạn chế cao | Khóa ký, bí mật kinh doanh | Kho bí mật, phê duyệt đặc biệt |
Mức dữ liệu quyết định yêu cầu thiết bị, truy cập, chia sẻ và hợp đồng. Không dùng một chính sách cho mọi file.
24. Bài test phương án thoát
Yêu cầu xuất một công ty mẫu gồm danh mục, số dư, phát sinh, chứng từ, tệp và log. Đo thời gian, định dạng và khả năng nhập nơi khác. Hỏi dữ liệu còn trên backup bao lâu và bằng chứng xóa.
25. Quyết định lại khi quy mô đổi
Khi thêm công ty, chi nhánh, giao dịch hoặc yêu cầu hợp nhất, rà kiến trúc. Mô hình cài đặt có thể chuyển cloud, SaaS có thể cần tích hợp hoặc kho dữ liệu riêng. Quyết định kiến trúc không phải vĩnh viễn nhưng chuyển đổi cần kế hoạch.
Kết luận
Online và cài đặt đều có điểm mạnh, rủi ro. Mình chọn mô hình khớp cách làm việc, năng lực kỹ thuật, yêu cầu dữ liệu, khả năng phục hồi và phương án thoát.
Kiến trúc được xem lại khi quy mô và luật thay đổi. Dù chọn mô hình nào, quyền quản trị, phân quyền, backup, restore, nhật ký và xuất dữ liệu phải được thử bằng tình huống thực tế trước khi ký. Kết quả thử được lưu cùng hồ sơ mua và rà lại định kỳ.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸