Mình là Gr Hanh Lee — kế toán viên. Mình thấy rất nhiều chủ shop online (Shopee, Lazada, TikTok Shop…) gặp vấn đề chung: bán được hàng nhưng không biết mình lãi hay lỗ.
Bài viết này mình tổng hợp tất cả những gì chủ shop online cần làm về sổ sách — từ đơn giản nhất đến chuyên nghiệp hơn. Không lý thuyết, chỉ thực chiến.
1. 🤔 Tại sao chủ shop online cần làm sổ sách?
Nhiều người nghĩ: “Shop nhỏ, cần gì sổ sách?” — nhưng sự thật là:
| Không làm sổ sách | Có làm sổ sách |
|---|---|
| ❌ Không biết lãi hay lỗ | ✅ Biết chính xác lợi nhuận |
| ❌ Không biết hàng nào bán chạy | ✅ Biết sản phẩm nào lời nhiều |
| ❌ Quyết toán thuế hoang mang | ✅ Sẵn sàng khi cơ quan thuế hỏi |
| ❌ Không kiểm soát chi phí | ✅ Cắt giảm chi phí thừa |
| ❌ Khó xin vay ngân hàng | ✅ Có số liệu rõ ràng → dễ vay |
💡 Sự thật: 80% shop online thất bại vì KHÔNG QUẢN LÝ dòng tiền — không phải vì bán không được hàng!
2. 📋 Chủ shop online cần làm GÌ? (4 mức độ)
Mức 1: GHI THU CHI (cơ bản nhất — bắt buộc)
Ghi lại mỗi ngày:
| Loại | Ví dụ |
|---|---|
| Thu (tiền vào) | Bán hàng, khách thanh toán |
| Chi (tiền ra) | Nhập hàng, ship, quảng cáo, bao bì |
Cách đơn giản nhất:
- Dùng sổ tay hoặc file Excel
- Ghi: Ngày + Số tiền + Nội dung + Loại (Thu/Chi)
- Cuối tuần/tổng kết: Cộng tất cả → xem thu nhiều hơn chi không
💡 Mẹo: Ghi mỗi ngày đỡ hơn ghi dồn cuối tháng. 5 phút/ngày thôi!
Mức 2: TÍNH LỢI NHUẬN (quan trọng!)
Công thức đơn giản:
Lợi nhuận = Doanh thu - Tất cả chi phíCác chi phí dễ quên:
- ❌ Phí sàn (Shopee thu 5-12%)
- ❌ Phí ship (trả Shop/DXD)
- ❌ Quảng cáo (Shopee Ads, Facebook Ads)
- ❌ Bao bì, túi, tem
- ❌ Hoàn hàng (1 đơn hoàn = mất phí ship 2 chiều)
- ❌ Kho bãi, điện nước
- ❌ Thời gian của bạn (cơ hội!)
⚠️ Lỗi phổ biến: Chủ shop chỉ trừ tiền nhập hàng → tưởng lãi → thực ra LỖ vì quên phí sàn + ship + ads!
Mức 3: QUẢN LÝ CÔNG NỢ (nếu bán chịu/đại lý)
Nếu bạn:
- Bán chịu cho khách → cần theo dõi ai nợ bao nhiêu, đến hạn chưa
- Nhập hàng đại lý → cần theo nợ nhà cung cấp
Cách làm:
- File Excel theo dõi: Tên + Số tiền + Ngày + Hạn trả
- Định kỳ nhắc khách trả nợ
Mức 4: THUẾ (nếu đăng ký kinh doanh)
Nếu shop có đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh/công ty):
| Loại thuế | Ghi chú |
|---|---|
| Thuế GTGT (VAT) | Theo quy mô hoặc theo phương pháp khấu trừ |
| Thuế TNCN / TNDN | Thuế thu nhập |
| Thuế môn bài | Nộp hàng năm |
💡 Nếu chưa đăng ký kinh doanh → vẫn nên chuẩn bị vì có thể bị cơ quan thuế hỏi. Xem chi tiết: Quyết toán thuế TNCN cho KOL/Freelancer
3. 🛠️ Dùng CÔNG CỤ GÌ để quản sổ sách?
Bảng so sánh nhanh:
| Công cụ | Phù hợp | Giá | Ưu |
|---|---|---|---|
| Sổ tay | Shop cực nhỏ | Free | Đơn giản nhất |
| File Excel | Shop nhỏ-vừa | Free | Linh hoạt, miễn phí |
| KiotViet | Shop vừa-lớn | ~200-500k/tháng | Quản lý bán hàng + sổ sách |
| Sapo | Shop vừa-lớn | ~200-500k/tháng | Tương tự KiotViet |
| MISA | Có đăng ký kinh doanh | ~500k-1tr/tháng | Đầy đủ kế toán + thuế |
💡 Khuyến nghị của mình:
- Mới bắt đầu → file Excel (mình sẽ chia sẻ template miễn phí!)
- Lớn hơn → KiotViet hoặc Sapo (quản lý luôn bán hàng + kho)
- Có đăng ký kinh doanh → MISA (đầy đủ thuế)
4. 📊 Template Excel miễn phí từ Gr Hanh Lee
Mình đang chuẩn bị Combo Template Excel kế toán cho shop online gồm:
| Template | Mục đích |
|---|---|
| Sổ thu chi | Ghi thu chi hàng ngày |
| Tính lợi nhuận | Tự động tính lãi/lỗ theo sản phẩm |
| Theo dõi công nợ | Quản lý nợ khách/nhà cung cấp |
| Báo cáo tháng | Tổng kết thu chi + lợi nhuận |
📧 Nhận template miễn phí: Email
hanh@grhanhlee.comhoặc để lại email ở bình luận → mình gửi file Excel!
5. ❓ FAQ
1. Shop online chưa đăng ký kinh doanh có cần làm sổ sách không?
NÊN — vì bạn cần biết mình lãi/lỗ. Không cần sổ sách kế toán chính thức, chỉ cần theo dõi thu chi + lợi nhuận.
2. Mình không rành Excel, làm sao?
Bắt đầu với sổ tay (ghi tay) → quen rồi chuyển Excel. Hoặc dùng app như KiotViet (tự động hóa).
3. Shopee/Lazada đã trừ phí, mình còn cần tính lại không?
CÓ — vì phí sàn + ship + ads + hoàn hàng = chi phí thực tế. Nếu không tính, bạn sẽ tưởng lãi nhiều hơn thực tế.
4. Khi nào cần thuê kế toán?
Khi shop đạt doanh thu ổn định (~50-100tr/tháng) → thuê kế toán part-time hoặc dùng phần mềm chuyên nghiệp.
5. Template Excel miễn phí lấy ở đâu?
Email cho mình: hanh@grhanhlee.com — mình gửi miễn phí!