ENGLISH FOR ACCOUNTING
Viết ngắn, rõ yêu cầu, đúng số liệu và đủ lịch sự để người nhận biết bước tiếp theo.
Chào bạn,
Email kế toán không cần từ ngữ quá phức tạp. Người nhận cần hiểu bạn đang nói về hóa đơn nào, kỳ báo cáo nào, còn thiếu tài liệu gì và khi nào cần phản hồi. Mình ưu tiên câu ngắn, động từ rõ và một yêu cầu trong mỗi đoạn.
Cấu trúc 6 phần
- Subject: nêu tài liệu, kỳ và hành động.
- Greeting: gọi đúng tên hoặc chức danh.
- Context: một câu nhắc giao dịch.
- Fact: số, ngày, trạng thái.
- Request: người nhận cần làm gì, hạn nào.
- Closing: cảm ơn và đầu mối hỗ trợ.
Công thức dễ nhớ: Context – Fact – Request – Deadline. Nếu email dài hơn, dùng bullet để số hóa đơn và số tiền không bị chìm trong đoạn văn.
Tiêu đề email nên viết thế nào?
| Mục đích | Subject gợi ý |
|---|---|
| Xin chứng từ | Documents required for September 2026 closing |
| Gửi báo cáo | August management report for your review |
| Nhắc thanh toán | Payment reminder – Invoice INV-0268 due 15 October |
| Đối chiếu | Confirmation of outstanding balance at 30 September |
| Sửa chênh lệch | Action required – Sales report variance of VND 25 million |
Tránh subject như Urgent hoặc Please check vì người nhận không biết vấn đề. Chỉ dùng urgent khi thật sự khẩn và nói rõ hậu quả.
Mẫu 1: xin hóa đơn và biên bản
Subject: Documents required for September closing
Dear Minh,
We are preparing the September month-end closing. We have received the supplier invoice for the software service, but the acceptance record is still missing.
Could you please send the signed acceptance record by 3:00 p.m. on 4 October? Without this document, we cannot complete the expense review.
Thank you for your support. Please let me know if you need the template.
Best regards,
Hanh
Mẫu 2: nhắc thanh toán không gây căng thẳng
Subject: Friendly payment reminder – Invoice INV-0268
Dear Ms. Lan,
According to our records, Invoice INV-0268 for VND 48,000,000 was due on 30 September 2026. We have not yet identified the payment in our bank statement.
Could you please confirm the expected payment date? If the payment has already been made, kindly share the transaction reference so that we can update our records.
Thank you, and please contact me if any document needs to be reissued.
Mẫu 3: gửi báo cáo để review
Subject: September P&L report – Review requested by 6 October
Dear Team,
Please find attached the September P&L report. Revenue was 8% below forecast, mainly due to the delayed delivery of Project Lotus. Gross margin remained stable at 36%.
Please review the highlighted comments and send any correction by noon on 6 October. We will lock the management report after that time.
Mẫu 4: hỏi về chênh lệch
Không nên viết: Your number is wrong. Câu này đóng cuộc trao đổi quá sớm. Mình dùng:
We noted a difference of VND 12,500,000 between the sales report and the general ledger. The variance relates to Order SO-189, which appears in the sales report but not in the invoice listing. Could you please check the order status and confirm whether it was delivered before 30 September?
Cấu trúc này chỉ ra số, nguồn, giao dịch và câu hỏi. Người nhận biết phải kiểm tra đâu.
Mẫu 5: follow-up sau khi chưa được trả lời
I am following up on the document request below. We still need the signed delivery note for Order SO-189 to complete the September closing. Could you please send it by 10:00 a.m. tomorrow or let us know the expected completion time?
Follow-up không cần chép lại toàn bộ lịch sử. Giữ email chain và nhắc đúng blocker.
Cụm từ lịch sự nhưng rõ
| Cụm từ | Dùng khi |
|---|---|
| Could you please confirm… | Xin xác nhận |
| Please find attached… | Gửi file |
| According to our records… | Nêu số liệu từ hệ thống |
| We noted a difference… | Nêu chênh lệch trung tính |
| For closing purposes… | Giải thích mục đích |
| Kindly let us know… | Đề nghị phản hồi |
| No further action is required. | Xác nhận đã đóng việc |
Nói ngày, tiền và file chính xác
- Viết tháng bằng chữ khi trao đổi quốc tế để tránh nhầm ngày, tháng.
- Ghi currency bên cạnh số tiền.
- Dùng tên file có kỳ và version.
- Không gửi payroll hoặc tài khoản ngân hàng cho người không có quyền.
- Kiểm tra attachment trước khi bấm gửi.
7 lỗi hay gặp
- Dịch từng chữ từ tiếng Việt.
- Không có deadline.
- Dùng nhiều từ viết tắt mà không giải thích.
- Viết một đoạn quá dài.
- Nêu nhận xét nhưng không nêu giao dịch.
- Gửi nhầm file hoặc sai version.
- Dùng Reply all với dữ liệu nhạy cảm.
Checklist 30 giây
- Subject có kỳ và hành động.
- Tên người nhận đúng.
- Số, ngày, invoice được kiểm tra.
- Request và deadline rõ.
- Attachment đúng version.
- CC chỉ gồm người cần biết.
- Tone trung tính, không đổ lỗi.
FAQ
Dùng Dear all có ổn không?
Có với nhóm đã xác định. Với một người, nên dùng tên. Với đối tác lần đầu, dùng chức danh phù hợp nếu biết.
Kindly có quá trang trọng?
Không, nhưng không cần dùng ở mọi câu. Could you please thường tự nhiên và rõ.
Email tiếng Anh cần hoàn hảo ngữ pháp?
Cần đúng tới mức không gây hiểu nhầm. Ưu tiên câu đơn, kiểm tra số liệu và nhờ đồng nghiệp review mẫu quan trọng.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸