7 sai lầm kế toán người mới hay mắc (kèm cách tránh)
Là kế toán viên với nhiều năm kinh nghiệm, mình thấy 90% người mới học kế toán đều mắc chung vài sai lầm. Những sai lầm này tưởng nhỏ nhưng có thể đánh sắng cả sự nghiệp kế toán nếu không sửa kịp.
Bài này mình liệt kê 7 sai lầm phổ biến nhất + cách tránh từng cái.
Sai lầm 1: Không giữ chứng từ đầy đủ
| Hậu quả | Không có chứng từ = không được tính chi phí hợp lý -> đóng thuế nhiều hơn |
| Cách tránh | Quy tắc: “Mọi khoản chi PHẢI có chứng từ”. Chụp ảnh hóa đơn ngay khi mua |
⚠️ Thực tế: Nhiều shop quên giữ vé ship, hóa đơn bao bì -> cuối năm mất hàng chục triệu tiền giảm trừ thuế!
Sai lầm 2: Nhầm Nợ – Có
| Hậu quả | Ghi ngược Nợ/Có = sai toàn bộ sổ sách -> báo cáo sai hoàn toàn |
| Cách tránh | Nhớ quy tắc: TÀI SẢN tăng ghi Nợ, GIẢM ghi Có. NGUỒN VỐN ngược lại |
Mẹo ghi nhớ:
- Tiền mặt tăng -> Nợ TK 111
- Tiền mặt giảm -> Có TK 111
- Hàng hóa tăng -> Nợ TK 156
- Doanh thu tăng -> Có TK 511
Sai lầm 3: Không đối chiếu sổ sách với thực tế
| Hậu quả | Sổ ghi một đằng, tiền thực tế một nẻo -> mất tiền mà không biết |
| Cách tránh | Đối chiếu ngân hàng hàng tháng. Đếm kho định kỳ. Kiểm tra công nợ |
Sai lầm 4: Quên các khoản phí nhỏ
| Hậu quả | Phí ship, phí bao bì, phí chuyển khoản bị quên -> lợi nhuận tính sai |
| Cách tránh | Dùng Template Excel kế toán để ghi tất cả khoản chi, kể nhỏ |
Sai lầm 5: Không phân loại thu chi rõ ràng
| Hậu quả | Gộp tất cả vào “chi phí khác” -> không biết tiền đi đâu |
| Cách tránh | Phân danh mục: nhập hàng, phí sàn, ship, quảng cáo, bao bì, hoàn hàng |
Sai lầm 6: Trộn tiền cá nhân và tiền kinh doanh
| Hậu quả | Không biết shop lãi hay lỗ, cơ quan thuế hỏi không giải thích được |
| Cách tránh | Mở tài khoản riêng cho kinh doanh. HOẶC ghi chép rõ “rút vốn cá nhân” khi dùng tiền shop |
💡 Đây là sai lầm phổ biến nhất với chủ shop online. Giải pháp đơn giản nhất: mở 1 tài khoản ngân hàng riêng chỉ cho shop.
Sai lầm 7: Chờ đến cuối năm mới làm sổ sách
| Hậu quả | Đổ núi chứng từ -> sai sót, bỏ sót, quá tải |
| Cách tránh | Ghi chép mỗi ngày (15 phút) hoặc ít nhất mỗi tuần |
📊 Tóm tắt 7 sai lầm
| # | Sai lầm | Mức độ nguy hiểm |
|---|---|---|
| 1 | Không giữ chứng từ | 🔴 Cao |
| 2 | Nhầm Nợ – Có | 🔴 Cao |
| 3 | Không đối chiếu | 🟡 Trung bình |
| 4 | Quên phí nhỏ | 🟡 Trung bình |
| 5 | Không phân loại | 🟡 Trung bình |
| 6 | Trộn tiền cá nhân | 🔴 Cao |
| 7 | Chờ cuối năm | 🟢 Thấp |
❓ FAQ
1. Mình đã mắc vài sai lầm trên, giờ sửa có kịp không?
KỊP! Kế toán cho phép điều chỉnh. Quan trọng là bắt đầu ghi chép đúng từ bây giờ.
2. Phải giữ chứng từ bao lâu?
Theo luật: tối thiểu 5 năm. Nên scan/lưu điện tử để dễ tìm.
3. Mình không rành kế toán, nên tự làm hay thuê?
Doanh thu < 30tr/tháng: tự làm với Excel. Trên 30tr: cân nhắc thuê kế toán part-time.
📚 Bài liên quan
Gr Hanh Lee – Lặng lẽ học, vững vàng đi