Quản Trị Chi Phí Trang Phục Nhân Viên: Định Mức 05 Triệu Bằng Tiền, May Hiện Vật & Miễn Thuế TNCN

Chào bạn,

Đồng phục và trang phục công sở không chỉ xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, nâng cao nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp trước đối tác, khách hàng mà còn là một chính sách đãi ngộ thiết thực dành cho người lao động. Trong công tác kế toán tiền lương và quản trị thuế, chi phí trang phục là một trong những khoản chi được áp dụng chính sách ưu đãi thuế kép: vừa được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), vừa thuộc diện thu nhập được miễn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) nếu chi trả đúng hạn mức định mức luật định. Tuy nhiên, nếu kế toán không nắm rõ sự khác biệt giữa hình thức chi bằng tiền mặt với hình thức may bằng hiện vật, doanh nghiệp rất dễ bị cơ quan thuế bóc tách chi phí và truy thu thuế khi quyết toán.

Bài viết sáng nay trên blog grhanhlee.com, mình xin chia sẻ cẩm nang chi tiết về định mức chi trang phục, phương pháp hạch toán và bộ hồ sơ chứng từ bảo vệ chi phí trang phục hợp lệ bám sát Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

1. Định Mức Chi Trang Phục Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN

Căn cứ quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, chi phí trang phục cho người lao động được phân loại theo 3 hình thức:

1. Chi trang phục bằng TIỀN MẶT / CHUYỂN KHOẢN:
   • Mức khống chế trần: Không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
   • Phần chi vượt trên 05 triệu đồng/người/năm sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (kê khai điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tại Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN Mẫu 03/TNDN).
2. Chi trang phục bằng HIỆN VẬT (May đồng phục, áo sơ mi, vest, bảo hộ lao động):
   • KHÔNG BỊ KHỐNG CHẾ MỨC TRẦN 05 TRIỆU ĐỒNG.
   • Doanh nghiệp được tính toàn bộ giá trị may đồng phục thực tế vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ Hóa đơn điện tử VAT hợp pháp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Hợp đồng may đo và chứng từ thanh toán ngân hàng.
3. Chi kết hợp cả TIỀN MẶT và HIỆN VẬT:
   • Phần chi bằng tiền không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
   • Phần chi bằng hiện vật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

2. Chính Sách Miễn Thuế TNCN Đối Với Tiền Trang Phục Của Người Lao Động

Căn cứ quy định tại Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Trang phục chi bằng tiền:
• Khoản tiền nhận được từ trang phục không quá 05 triệu đồng/người/năm được MIỄN THUẾ TNCN hoàn toàn (không tính vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công).
• Trường hợp doanh nghiệp chi tiền trang phục vượt trên 05 triệu đồng/người/năm thì phần vượt trên 05 triệu đồng bắt buộc phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến.
• Trang phục cấp bằng hiện vật:
• Toàn bộ giá trị đồng phục bằng hiện vật do công ty may phát cho người lao động được MIỄN THUẾ TNCN 100%, không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
• Lưu ý về Bảo hiểm xã hội: Khoản tiền phụ cấp trang phục bằng tiền hoặc may hiện vật KHÔNG phải đóng BHXH bắt buộc theo quy định tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

3. Quy Trình Hạch Toán Kế Toán Chi Phí Trang Phục

Theo hướng dẫn tại Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, kế toán hạch toán theo từng trường hợp:

• Trường hợp may đồng phục bằng hiện vật:
• Khi nhận hóa đơn và bàn giao đồng phục: Nợ TK 642, 641, 627 / Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ) / Có TK 331, 112.
• Trường hợp chi phụ cấp trang phục bằng tiền:
• Khi tính tiền trang phục vào chi phí lương: Nợ TK 642, 641, 627 / Có TK 334.
• Khi chi trả tiền cho người lao động: Nợ TK 334 / Có TK 111, 112.

4. Bộ Hồ Sơ 4 Thành Phần Bảo Vệ Chi Phí Trang Phục Khi Quyết Toán Thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, doanh nghiệp lưu giữ bộ hồ sơ sau tại trụ sở:

1. Quy chế tài chính / Quy chế tiền lương / Thỏa ước lao động tập thể: Quy định cụ thể điều kiện, định mức tiền trang phục hàng năm (tối đa 5 triệu đồng/người/năm) hoặc chế độ cấp phát đồng phục hiện vật.
2. Quyết định chi tiền trang phục hoặc Kế hoạch may đồng phục: Được Người đại diện theo pháp luật phê duyệt kèm Danh sách cán bộ nhân viên thực tế đang làm việc tại doanh nghiệp.
3. Bộ chứng từ mua may hiện vật (Nếu chi bằng hiện vật): Hợp đồng may đo, Biên bản đo may & bàn giao nghiệm thu đồng phục, Hóa đơn điện tử VAT của xưởng may xuất theo đúng Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
4. Chứng từ thanh toán (Nếu chi bằng tiền): Danh sách ký nhận tiền trang phục có chữ ký từng nhân viên hoặc Chứng từ chuyển khoản ngân hàng qua tài khoản thẻ của người lao động.

– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸

Nguồn tham khảo: Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ Nội dung mang tính tham khảo, bạn nên đối chiếu văn bản chính thức trước khi áp dụng.