Quy Trình Xử Lý Hàng Hóa Tổn Thất, Hư Hỏng, Hết Hạn Sử Dụng Để Được Tính Vào Chi Phí Được Trừ Khi Quyết Toán Thuế TNDN

Chào bạn,

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bán lẻ, sản xuất hoặc xuất nhập khẩu, rủi ro hàng tồn kho bị hư hại, biến chất, hết hạn sử dụng hoặc gặp tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn là điều khó tránh khỏi. Khoản tổn thất này làm giảm trực tiếp vốn kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để giá trị hàng hóa bị hủy bỏ được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN và không bị truy thu thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp bắt buộc phải thiết lập một bộ hồ sơ chứng từ chặt chẽ chứng minh nguyên nhân khách quan và tuân thủ đúng quy trình tiêu hủy.

Bài viết trên blog grhanhlee.com, mình xin chia sẻ cẩm nang chi tiết bám sát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước.

1. Điều Kiện Tính Giá Trị Hàng Tổn Thất Vào Chi Phí Được Trừ

Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ sửa đổi Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn: Phần giá trị tổn thất không được bồi thường được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Hàng hóa bị hư hại do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng: Hàng hóa bị hư hỏng do biến đổi sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hồ sơ theo quy định.
• Phần giá trị được bồi thường: Nếu cơ quan bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân gây ra tổn thất đã bồi thường thì phần bồi thường đó không được tính vào chi phí được trừ (và doanh nghiệp hạch toán giảm chi phí hoặc ghi nhận thu nhập khác tương ứng).

2. Quy Định Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào Đối Với Hàng Tổn Thất

Căn cứ khoản 1 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ quy định nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT:

• Tổn thất do nguyên nhân khách quan: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị tổn thất do các nguyên nhân khách quan (thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng phải tiêu hủy) mà không được bồi thường thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ toàn bộ.
• Tổn thất do nguyên nhân chủ quan (mất cắp, thiếu hụt không rõ lý do): Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; kế toán phải thực hiện kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng.

3. Quy Trình 5 Bước Lập Hội Đồng & Tiêu Hủy Hàng Hóa Hợp Pháp

Để đảm bảo tính pháp lý trước cơ quan thuế theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ 5 bước:

1. Bước 1 – Kiểm kê & Lập Biên bản kiểm kê hàng hóa hư hỏng: Thủ kho phối hợp cùng kế toán kho và phòng kỹ thuật tiến hành kiểm kê thực tế, ghi rõ mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày nhập, nguyên giá, tình trạng hư hại và nguyên nhân hư hỏng.
2. Bước 2 – Quyết định thành lập Hội đồng hủy hàng: Ban giám đốc ban hành Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê và xử lý tiêu hủy hàng hóa (gồm đại diện Ban giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ kho, Trưởng bộ phận chuyên môn).
3. Bước 3 – Bảng kê chi tiết giá trị hàng hóa tổn thất: Kế toán lập Bảng kê chi tiết xác định giá trị tổn thất, phần giá trị thu hồi được (nếu bán thanh lý phế liệu), phần giá trị do bảo hiểm hoặc cá nhân bồi thường, và phần giá trị tổn thất thực tế doanh nghiệp phải gánh chịu.
4. Bước 4 – Biên bản tiêu hủy hàng hóa: Tiến hành tiêu hủy hàng hóa với sự chứng kiến của đầy đủ thành viên Hội đồng. Biên bản ghi rõ phương pháp tiêu hủy (đốt, nghiền nát, chôn lấp, chuyển giao đơn vị xử lý rác thải môi trường), địa điểm, thời gian tiêu hủy kèm hình ảnh/video ghi nhận quá trình tiêu hủy.
5. Bước 5 – Quyết định xử lý tổn thất của Ban Giám đốc: Phê duyệt kết quả tiêu hủy và cho phép kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

4. Hạch Toán Kế Toán Nghiệp Vụ Tổn Thất & Tiêu Hủy Hàng Hóa

Căn cứ Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Khi phát hiện hàng hư hỏng chờ xử lý:
• Ghi Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) / Có TK 152, 153, 156.
• Khi có quyết định xử lý tiêu hủy:
• Phần thu hồi bán phế liệu (nếu có): Nợ TK 111, 112, 131 / Có TK 711 hoặc giảm trừ chi phí.
• Phần bắt cá nhân, thủ kho bồi thường: Nợ TK 1388, TK 334 (trừ lương) / Có TK 1381.
• Phần bồi thường từ công ty bảo hiểm: Nợ TK 1388 (Chi tiết bảo hiểm) / Có TK 1381.
• Phần tổn thất còn lại không được bồi thường tính vào chi phí:
  • Nếu do sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng: Ghi Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) / Có TK 1381.
  • Nếu do thiên tai, hỏa hoạn bất khả kháng: Ghi Nợ TK 811 (Chi phí khác) / Có TK 1381.

– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸

Nguồn tham khảo: Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính về Thuế GTGT – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ Nội dung mang tính tham khảo, bạn nên đối chiếu văn bản chính thức trước khi áp dụng.