Chào bạn,
Trong quy trình vận hành kế toán và quản lý doanh nghiệp hàng ngày, việc phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối. Chỉ một sai sót nhỏ về thời điểm xuất hóa đơn hoặc phương thức điều chỉnh cũng có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu hoặc phạt vi phạm hành chính.
Hôm nay, mình xin tổng hợp những quy định mới trọng tâm về hóa đơn và chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Thông tư 89/2026/TT-BTC – LuatVietnam để giúp bạn chủ động cập nhật cho doanh nghiệp của mình.
1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Một điểm quan trọng mà bộ phận kế toán cần lưu ý là Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã hợp nhất và chính thức thay thế các văn bản cũ bao gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Do đó, toàn bộ các quy trình nội bộ, hợp đồng kinh tế và hệ thống phần mềm kế toán cần được rà soát và cập nhật căn cứ pháp lý mới nhất để bảo đảm tính hợp pháp khi xuất hóa đơn.
2. Làm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn và thời gian ký số
Một trong những vướng mắc lớn nhất của kế toán thời gian qua là trường hợp ngày lập hóa đơn và ngày ký số không trùng nhau. Theo hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Quy định rõ hạn định thời gian ký số sau khi lập hóa đơn để tránh tình trạng treo hóa đơn quá lâu.
- Xác định rõ thời điểm khai thuế GTGT đầu ra (dựa trên ngày lập) và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào của bên mua, giúp doanh nghiệp tránh bị vi phạm thời điểm xuất hóa đơn.
3. Quy trình chuẩn hóa xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Nghị định mới đưa ra các nguyên tắc xử lý rõ ràng cho từng trường hợp hóa đơn đã lập bị sai sót:
- Sai sót tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua và gửi thông báo Form sai sót lên cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn mới.
- Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách: Người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Quy định rõ cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm: Giúp doanh nghiệp hạch toán minh bạch các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc trả lại hàng mà không gặp vướng mắc với cơ quan thuế.
4. Quản lý chứng từ và giao dịch thuế điện tử theo Thông tư 89/2026/TT-BTC
Đồng bộ với Nghị định 254, Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định chi tiết về mã giao dịch điện tử và chứng từ giao dịch thuế điện tử:
- Hồ sơ thuế điện tử được khởi tạo, gửi, tiếp nhận và lưu trữ theo phương thức điện tử thống nhất.
- Mỗi chứng từ điện tử khi giao dịch với cơ quan thuế sẽ được cấp Mã giao dịch điện tử duy nhất, giúp kế toán dễ dàng tra cứu, đối chiếu nghĩa vụ thuế trực tuyến.
Lời nhắn từ Gr Hanh Lee
Nắm vững các quy định mới về hóa đơn điện tử không chỉ giúp mình giữ cho sổ sách kế toán được an toàn mà còn là cách để bảo vệ tối đa quyền lợi chi phí được trừ của doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp vướng mắc trong việc xử lý các tình huống hóa đơn sai sót thực tế, hãy để lại lời nhắn để cùng thảo luận nhé.
Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình.
Tham khảo: Cổng thông tin điện tử Chính phủ | LuatVietnam