Quản Trị Tiền Lương Làm Thêm Giờ (OT), Làm Đêm & Chính Sách Miễn Thuế TNCN, Tối Ưu Chi Phí Thuế TNDN

Chào bạn,

Trong các giai đoạn cao điểm sản xuất, chạy tiến độ dự án hoặc quyết toán khóa sổ cuối kỳ, việc bố trí người lao động làm thêm giờ (Overtime – OT) và làm việc vào ban đêm là nhu cầu thực tế tất yếu của rất nhiều doanh nghiệp. Dưới góc độ quản trị nhân sự và kế toán tiền lương, nghiệp vụ tính lương làm thêm giờ không chỉ đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về giới hạn số giờ làm thêm theo Luật Lao động mà còn mở ra cơ hội tối ưu quyền lợi tài chính rất lớn cho người lao động thông qua Chính sách Miễn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với phần tiền lương làm thêm giờ trả cao hơn so với giờ làm việc bình thường.

Bài viết sáng nay trên blog grhanhlee.com, mình xin chia sẻ cẩm nang chi tiết về công thức tính lương làm thêm giờ, phương pháp bóc tách thu nhập miễn thuế TNCN và bộ hồ sơ bảo vệ chi phí lương OT khi quyết toán thuế TNDN bám sát Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

1. Nguyên Tắc Tính Tiền Lương Làm Thêm Giờ & Làm Việc Ban Đêm (Bộ luật Lao động 2019)

Căn cứ quy định tại Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, tiền lương làm thêm giờ được tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:

• Làm thêm vào ngày làm việc thường: Trả ít nhất bằng 150% đơn giá tiền lương giờ làm việc bình thường.
• Làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần (Thứ 7, Chủ Nhật theo quy chế): Trả ít nhất bằng 200% đơn giá tiền lương.
• Làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương: Trả ít nhất bằng 300% đơn giá tiền lương (chưa kể tiền lương ngày lễ, tết đối với người lao động hưởng lương ngày).
• Làm việc vào ban đêm (khung giờ từ 22h00 đêm đến 06h00 sáng hôm sau): Trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương ban ngày.
• Làm thêm giờ vào ban đêm: Người lao động được trả lương làm thêm giờ ban ngày (150%, 200% hoặc 300%) + Lương làm đêm (30%) + Thêm ít nhất 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương làm thêm ban ngày.
• Khống chế số giờ làm thêm tối đa: Không quá 40 giờ/tháng và không quá 200 giờ/năm (hoặc không quá 300 giờ/năm đối với ngành nghề đặc thù có thông báo bằng văn bản gửi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội).

2. Chính Sách Miễn Thuế TNCN Đối Với Tiền Lương Làm Thêm Giờ, Làm Đêm

Căn cứ quy định tại Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Phần thu nhập được MIỄN THUẾ TNCN: Là phần tiền lương trả cao hơn do làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm so với tiền lương làm việc trong giờ hành chính bình thường.
• Cách bóc tách thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế:

+ Làm thêm ngày thường (150%): 100% là thu nhập chịu thuế TNCN, 50% phần phụ trội được MIỄN THUẾ hoàn toàn. + Làm thêm ngày nghỉ tuần (200%): 100% là thu nhập chịu thuế TNCN, 100% phần phụ trội được MIỄN THUẾ hoàn toàn. + Làm thêm ngày lễ tết (300%): 100% là thu nhập chịu thuế TNCN, 200% phần phụ trội được MIỄN THUẾ hoàn toàn. + Làm thêm giờ ban đêm: Toàn bộ các khoản phụ cấp trả thêm 30% làm đêm và 20% phụ trội ban đêm đều thuộc diện Thu nhập được miễn thuế TNCN.

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lập Bảng kê chi tiết tiền lương làm thêm giờ để bóc tách rõ phần thu nhập miễn thuế khi khấu trừ thuế TNCN hàng tháng và khi quyết toán thuế cuối năm.

3. Quy Định Về Bảo Hiểm Xã Hội Đối Với Tiền Lương Làm Thêm Giờ

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Các khoản tiền lương làm thêm giờ (OT), tiền thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, tiền hỗ trợ xăng xe, điện thoại KHÔNG phải đóng BHXH bắt buộc. Điều này giúp doanh nghiệp chi trả đúng năng suất lao động thực tế mà không làm tăng thêm chi phí đóng bảo hiểm.

4. Bộ Hồ Sơ 4 Thành Phần Bảo Vệ Chi Phí Tiền Lương OT Khi Quyết Toán Thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, để toàn bộ chi phí lương làm thêm giờ được tính vào chi phí hợp lý được trừ 100%:

1. Hợp đồng lao động & Quy chế tiền lương của doanh nghiệp: Quy định rõ nguyên tắc, chế độ và mức chi trả tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm theo đúng Bộ luật Lao động.
2. Kế hoạch / Phiếu đăng ký làm thêm giờ: Được Trưởng bộ phận lập và Người đại diện theo pháp luật phê duyệt trước khi người lao động thực hiện làm thêm giờ.
3. Bảng chấm công làm thêm giờ chi tiết: Ghi nhận chính xác số giờ làm thêm thực tế của từng nhân sự, tách riêng giờ ngày thường, ngày nghỉ tuần, ngày lễ và giờ làm đêm.
4. Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ & Chứng từ thanh toán ngân hàng: Bảng lương phân tách rõ phần lương chịu thuế và phần lương miễn thuế TNCN kèm Chứng từ chuyển khoản ngân hàng (từ 5 triệu đồng trở lên) hoặc phiếu ký nhận tiền lương.

– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸

Nguồn tham khảo: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ Nội dung mang tính tham khảo, bạn nên đối chiếu văn bản chính thức trước khi áp dụng.