Là kế toán viên, mình dùng Excel mỗi ngày. Nhưng mình thấy nhiều bạn mới học kế toán hoặc chủ shop tự làm sổ sách không biết dùng hàm nào → mất nhiều thời gian copy-paste thủ công.
Bài này mình tổng hợp 10 hàm Excel kế toán phổ biến nhất – từ cơ bản đến nâng cao, kèm ví dụ thực tế. Biết 10 hàm này = làm sổ sách nhanh gấp 3 lần.
💡 Mẹo: Đừng cố học hết. Học 3 hàm đầu tiên trước → dùng quen → học tiếp.
1. SUM – Tính tổng (cơ bản nhất)
Công thức: =SUM(A2:A100)
Ứng dụng kế toán: Tính tổng doanh thu, tổng chi phí, tổng số tiền các khoản.
Ví dụ:
A1: Doanh thu tháng
A2: 5.000.000
A3: 7.500.000
A4: 6.200.000
=SUM(A2:A4) → 18.700.0002. SUMIF – Tính tổng CÓ ĐIỀU KIỆN (siêu hữu ích)
Công thức: =SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Ứng dụng kế toán: Tính tổng doanh thu theo từng sản phẩm, tổng chi theo từng danh mục.
Ví dụ: Tính tổng doanh thu sản phẩm “Áo sơ mi”
A B
Sản phẩm Doanh thu
Áo sơ mi 250.000
Quần jeans 400.000
Áo sơ mi 300.000
=SUMIF(A2:A4,"Áo sơ mi",B2:B4) → 550.000⭐ Đây là hàm mình dùng NHIỀU NHẤT khi làm báo cáo thu chi theo danh mục!
3. VLOOKUP – Tra cứu dữ liệu (bắt buộc phải biết)
Công thức: =VLOOKUP(giá trị tra, bảng tra, cột trả về, FALSE)
Ứng dụng kế toán: Tra giá vốn sản phẩm, tra tên khách hàng từ mã, tra tỷ giá.
Ví dụ: Tra giá vốn từ mã sản phẩm
Bảng giá vốn (sheet khác):
Mã SP Tên Giá vốn
SP001 Áo sơ mi 130.000
SP002 Quần jeans 250.000
Tại ô tính: =VLOOKUP("SP001", bảng giá, 3, FALSE) → 130.0004. IF – Hàm điều kiện (nếu…thì)
Công thức: =IF(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)
Ứng dụng kế toán: Đánh dấu “Lãi”/”Lỗ”, kiểm tra đủ điều kiện thuế.
Ví dụ: Đánh dấu lãi/lỗ
=IF(B2>0,"LÃI","LỖ")
Nếu B2 = 50.000 → "LÃI"
Nếu B2 = -20.000 → "LỖ"5. COUNTIF – Đếm CÓ ĐIỀU KIỆN
Công thức: =COUNTIF(vùng đếm, điều kiện)
Ứng dụng kế toán: Đếm số đơn hoàn, số hóa đơn chưa thanh toán.
Ví dụ: Đếm số đơn hàng “Đã giao”
Trạng thái: Đã giao / Chưa giao / Đã hủy
=COUNTIF(A2:A100,"Đã giao") → 45 đơn đã giao6. ROUND – Làm tròn số
Công thức: =ROUND(số, số chữ số thập phân)
Ứng dụng kế toán: Làm tròn tiền thuế, tỷ giá, chia tiền.
Ví dụ:
=ROUND(1234.567, 0) → 1235
=ROUND(1234.567, -2) → 1200 (làm tròn trăm)⚠️ Lưu ý: Đừng dùng định dạng “Number” để làm tròn – đó chỉ là hiển thị. Dùng ROUND để tính toán chính xác.
7. SUMIFS – Tính tổng NHIỀU điều kiện (nâng cao)
Công thức: =SUMIFS(vùng tổng, điều kiện 1, điều kiện 2, ...)
Ứng dụng kế toán: Tính doanh thu theo sản phẩm + theo tháng, tính chi phí theo danh mục + theo ngày.
Ví dụ: Doanh thu “Áo sơ mi” trong tháng 7
=SUMIFS(doanh_thu, san_pham, "Áo sơ mi", thang, "07/2026")
→ Tổng doanh thu áo sơ mi tháng 78. TEXT – Định dạng chữ/định dạng
Công thức: =TEXT(giá trị, định dạng)
Ứng dụng kế toán: Chuyển số thành dạng tiền tệ, định dạng ngày tháng.
Ví dụ:
=TEXT(1500000,"#,###") → "1.500.000"
=TEXT(TODAY(),"DD/MM/YYYY") → "26/07/2026"9. EOMONTH – Ngày cuối tháng
Công thức: =EOMONTH(ngày, số tháng cộng thêm)
Ứng dụng kế toán: Tính ngày hết hạn hợp đồng, ngày chốt sổ tháng.
Ví dụ:
=EOMONTH("01/07/2026", 0) → 31/07/2026 (cuối tháng 7)
=EOMONTH("01/07/2026", 1) → 31/08/2026 (cuối tháng 8)10. IFERROR – Xử lý lỗi (chuyên nghiệp)
Công thức: =IFERROR(công thức, giá trị nếu lỗi)
Ứng dụng kế toán: Tránh báo lỗi #N/A, #DIV/0! khi chia cho 0 hoặc tra không thấy.
Ví dụ:
=IFERROR(VLOOKUP("SP999", bảng, 3, FALSE), "Không tìm thấy")
→ Nếu SP999 không có → hiện "Không tìm thấy" thay vì #N/A⭐ Mẹo pro: Luôn bọc VLOOKUP trong IFERROR → báo cáo không bị lỗi xấu!
📊 Bảng tóm tắt 10 hàm
| # | Hàm | Mục đích | Mức độ |
|---|---|---|---|
| 1 | SUM | Tính tổng | Cơ bản |
| 2 | SUMIF | Tính tổng có điều kiện | Quan trọng ⭐ |
| 3 | VLOOKUP | Tra cứu dữ liệu | Quan trọng ⭐ |
| 4 | IF | Điều kiện nếu…thì | Cơ bản |
| 5 | COUNTIF | Đếm có điều kiện | Trung bình |
| 6 | ROUND | Làm tròn số | Cơ bản |
| 7 | SUMIFS | Tính tổng nhiều điều kiện | Nâng cao |
| 8 | TEXT | Định dạng chữ/số | Trung bình |
| 9 | EOMONTH | Ngày cuối tháng | Trung bình |
| 10 | IFERROR | Xử lý lỗi | Nâng cao ⭐ |
🎁 Template Excel miễn phí từ Gr Hanh Lee
Mình đang chuẩn bị Combo Template Excel kế toán gồm:
- Sổ thu chi (dùng SUMIF, IF)
- Tính lợi nhuận sản phẩm (dùng VLOOKUP, SUMIFS)
- Theo dõi công nợ (dùng IFERROR, COUNTIF)
- Báo cáo tháng (dùng ROUND, TEXT, EOMONTH)
📧 Email hanh@grhanhlee.com để nhận template miễn phí! Hoặc nhận tại đây!
📚 Bài liên quan
- Chủ shop online cần làm sổ sách gì?
- Cách tính lợi nhuận shop Shopee chính xác
- Lộ trình học kế toán từ con số 0
Gr Hanh Lee – Lặng lẽ học, vững vàng đi