ENGLISH A-Z · BÀI 16
Đọc đúng trạng thái công nợ, hỏi đúng chứng từ và tránh nhầm động từ pay với danh từ payment.
Bài này không viết một email hoàn chỉnh như bài email kế toán. Mình tập trung từ vựng và câu dùng trong quy trình từ phát hành hóa đơn, đến hạn, nhận tiền, cấn trừ và xử lý chênh lệch.
12 từ cốt lõi
| Thuật ngữ | Nghĩa trong ngữ cảnh |
|---|---|
| Invoice | Hóa đơn hoặc chứng từ tính tiền theo bối cảnh |
| Issue date | Ngày phát hành |
| Due date | Ngày đến hạn |
| Payment terms | Điều khoản thanh toán |
| Outstanding balance | Số dư chưa thanh toán |
| Overdue | Quá hạn |
| Partial payment | Thanh toán một phần |
| Remittance advice | Thông báo chi tiết khoản chuyển |
| Transaction reference | Mã tham chiếu giao dịch |
| Credit note | Chứng từ điều chỉnh giảm theo ngữ cảnh |
| Reconciliation | Đối chiếu |
| Dispute | Tranh chấp |
Pay, paid và payment
Pay là động từ: We paid the supplier yesterday.
Paid là quá khứ hoặc phân từ: The invoice has been paid.
Payment là danh từ: We received the payment yesterday.
Không viết I payment the invoice. Có thể viết I paid the invoice hoặc I made the payment.
Nói về hóa đơn
- We issued Invoice INV-102 on 1 October.
- Please find the invoice attached for your review.
- The invoice covers consulting services provided in September.
- Could you confirm that the invoice was received?
- The billing address needs to be updated.
Nói về ngày đến hạn
The invoice is due on 15 October. – Hóa đơn đến hạn ngày 15/10.
Payment is due within 30 days from the invoice date. – Thanh toán đến hạn trong 30 ngày từ ngày hóa đơn, nếu đúng điều khoản.
The balance has been overdue for 12 days. – Số dư đã quá hạn 12 ngày.
Hỏi trạng thái thanh toán
| Mục đích | Mẫu câu |
|---|---|
| Xác nhận lịch | Could you confirm the expected payment date? |
| Hỏi giao dịch | Could you share the transaction reference? |
| Hỏi remittance | Please send the remittance advice so that we can apply the payment. |
| Khoản chưa rõ | We received VND 25 million but could not match it to an invoice. |
| Thanh toán một phần | We received a partial payment of VND 10 million. |
Cash application và cấn trừ
We applied the payment to Invoices INV-101 and INV-102.
There is an unapplied balance of VND 2 million.
Please confirm which invoices the payment relates to.
Apply payment trong công nợ nghĩa là ghép khoản thu với hóa đơn. Không dịch đơn giản là áp dụng thanh toán.
Chênh lệch số tiền
- The amount received is VND 500,000 lower than the invoice total.
- Could you clarify whether bank charges were deducted?
- Our records show a credit note that is not included in your statement.
- We noted a difference between your balance and ours.
Tranh chấp và phần không tranh chấp
The customer disputes the delivery charge but has confirmed the remaining balance.
Could you arrange payment of the undisputed amount while we review the difference?
Undisputed amount là phần hai bên không tranh chấp. Cách diễn đạt này hữu ích khi không muốn giữ toàn bộ khoản thanh toán vì một dòng đang vướng.
Nhắc thanh toán theo ba bước
- Nhắc số hóa đơn và ngày đến hạn.
- Nói chưa xác định payment trong records.
- Yêu cầu ngày dự kiến hoặc mã giao dịch.
According to our records, Invoice INV-102 was due on 15 October. We have not yet identified the payment. Could you please confirm the expected payment date?
Payment reminder và collection call
Payment reminder là thư hoặc thông báo nhắc thanh toán. Collection call là cuộc gọi thu hồi công nợ. Không dùng collection trong mọi trường hợp như bộ sưu tập.
Mini dialogue
Accountant: We received your payment, but the reference is missing.
Customer: It relates to Invoice INV-098.
Accountant: Thank you. The payment is VND 3 million short of the invoice total. Was a credit note applied?
Customer: Yes, I will send it this afternoon.
Phát âm số và mã
- Đọc từng ký tự của invoice number nếu đường truyền kém.
- Xác nhận million, billion và currency.
- Đọc ngày bằng tháng chữ khi có thể.
- Dùng Let me repeat that trước khi xác nhận.
Lỗi thường gặp
- Nhầm invoice date với due date.
- Dùng payment như động từ.
- Dịch outstanding là nổi bật trong công nợ.
- Không nói currency.
- Nói short payment nhưng không nêu số chênh.
- Gửi statement có dữ liệu khách khác.
Bài luyện
- Viết câu xác nhận đã nhận payment.
- Hỏi mã giao dịch.
- Nói hóa đơn quá hạn 7 ngày.
- Giải thích khoản thu chưa cấn trừ.
- Tạo hội thoại về chênh 1 triệu đồng.
FAQ
Settle an invoice nghĩa là gì?
Thường là thanh toán hoặc giải quyết nghĩa vụ hóa đơn, nhưng sắc thái phụ thuộc câu. Dùng pay khi muốn đơn giản.
Debt và receivable có giống nhau?
Không hoàn toàn. Receivable là khoản phải thu trên sổ; debt rộng hơn và thay đổi theo góc nhìn.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸