ENGLISH A-Z · BÀI 15
Một cuộc họp tốt kết thúc bằng quyết định, owner và deadline, không chỉ bằng câu I agree.
Bạn không cần nói dài để tham gia cuộc họp tiếng Anh. Hãy chuẩn bị một câu mở ý, một câu đưa bằng chứng, một câu hỏi làm rõ và một câu chốt hành động.
Mở đầu cuộc họp
- Thanks everyone for joining. – Cảm ơn mọi người đã tham gia.
- The purpose of today’s meeting is to review the September results.
- We have three items on the agenda.
- Let’s start with the sales update.
Nói purpose và agenda ngay đầu giúp người nghe theo được, nhất là khi meeting online có người vào muộn.
Nêu ý kiến
| Mức | Mẫu câu |
|---|---|
| Trực tiếp | I think we should review the payment terms. |
| Dựa dữ liệu | Based on the aging report, the main issue is delayed collection. |
| Thận trọng | It seems that the current forecast may be too optimistic. |
| Đề xuất | One option would be to split the rollout into two phases. |
Đưa bằng chứng
Revenue was 12% below forecast, mainly because two projects moved to October.
The error rate fell from 4% to 1% after we added a review step.
Đừng chỉ nói the number is bad. Nêu mức chênh, nguyên nhân và tác động.
Xin làm rõ
- Could you clarify what you mean by completed?
- Are we referring to the invoice date or the delivery date?
- Could you walk us through the calculation?
- Do we have the same definition for active customer?
- What assumption drives this forecast?
Đồng ý có điều kiện
I agree with the direction, provided that we complete the data check first.
That makes sense. I would also suggest adding an owner for each action.
Đồng ý không có nghĩa bạn phải im lặng về rủi ro. Có thể ủng hộ ý chính và thêm điều kiện kiểm soát.
Phản biện lịch sự
| Tránh | Dùng thay |
|---|---|
| You are wrong. | I see it differently based on the latest data. |
| That will not work. | I am concerned about the timeline and available capacity. |
| This number makes no sense. | Could we reconcile this number to the source report? |
| No. | I cannot support this option without a rollback plan. |
Ngắt lời mà vẫn lịch sự
- Sorry to interrupt, may I clarify one point?
- Before we move on, could I add something?
- Could we pause here for a quick question?
Dùng khi cần ngăn cuộc họp đi xa trên một giả định sai. Không lạm dụng để chiếm lời.
Kéo cuộc họp về agenda
That is an important topic, but it is outside today’s scope. Could we add it to the parking lot and discuss it separately?
To stay on time, let’s return to the decision we need today.
Chốt quyết định
- So, we have agreed to postpone the launch by one week.
- The decision is to use the revised forecast as our base case.
- No decision has been made yet; we need the legal review first.
Phân biệt agreed, proposed và pending. Nếu chưa quyết, đừng viết biên bản như đã chốt.
Chốt action item
| Thành phần | Câu mẫu |
|---|---|
| Action | Lan will update the customer aging. |
| Owner | Minh is responsible for the contract review. |
| Deadline | The revised file is due by noon on Friday. |
| Output | Please upload the signed version to the shared folder. |
| Follow-up | We will review progress next Tuesday. |
Kết thúc cuộc họp
Let me summarize the three action items before we close.
Thank you. I will send the minutes and action log this afternoon.
If there are no further questions, we can end the meeting here.
Mini meeting
A: Based on the report, returns increased by 6%.
B: Could you clarify whether that includes cancelled orders?
A: No, it only includes delivered orders.
B: In that case, I suggest reviewing the top three product groups.
A: Agreed. Hanh will prepare the analysis by Thursday.
Bài luyện
- Nêu một ý kiến về deadline.
- Phản biện bằng câu I am concerned about.
- Hỏi định nghĩa của một KPI.
- Chốt action có owner và ngày.
- Ghi âm mini meeting hai vai.
Lỗi thường gặp
- Dùng I think ở đầu mọi câu.
- Đồng ý nhưng không chốt điều kiện.
- Nói deadline không có timezone.
- Nhầm proposal với decision.
- Kết thúc mà không đọc lại action.
FAQ
I disagree có bất lịch sự không?
Không tự động, nhưng nên nêu lý do và dữ liệu. Trong nhiều môi trường, cách mềm hơn giúp cuộc trao đổi hiệu quả.
Không nghe kịp thì nói gì?
Dùng Could you repeat the last point more slowly? hoặc Could you share that figure in the chat?
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸