ENGLISH A-Z · BÀI 17
Viết overview trước, rồi nêu biến động, nguyên nhân, tác động và action.
Một đoạn báo cáo không cần nhiều tính từ. Người đọc cần biết số nào thay đổi, so với mốc nào, vì sao và bước tiếp theo. Mình dùng câu ngắn và luôn ghi đơn vị.
Bốn nhóm động từ
| Xu hướng | Động từ | Danh từ |
|---|---|---|
| Tăng | increase, rise, grow | an increase, growth |
| Giảm | decrease, fall, decline | a decrease, a decline |
| Ổn định | remain stable, stay flat | stability |
| Biến động | fluctuate | fluctuation |
Revenue increased by 10%. – tăng thêm 10%.
Revenue increased to VND 1 billion. – tăng lên mức 1 tỷ đồng.
Phân biệt by và to
Costs decreased by VND 50 million, from VND 600 million to VND 550 million.
- by đi với mức thay đổi.
- from đi với điểm bắt đầu.
- to đi với điểm kết thúc.
Một câu có thể dùng cả ba nếu cần rõ.
So actual với budget và forecast
| Mẫu | Ý nghĩa |
|---|---|
| Revenue was 8% below budget. | Doanh thu thấp hơn ngân sách 8% |
| Payroll was in line with forecast. | Chi phí lương phù hợp dự báo |
| Marketing spend exceeded budget by VND 100 million. | Chi quảng cáo vượt 100 triệu |
| Gross margin was 2 percentage points lower than last month. | Biên gộp thấp hơn 2 điểm phần trăm |
Phân biệt percent với percentage point. Biên từ 40% xuống 38% là giảm 2 điểm phần trăm, không đơn giản là giảm 2%.
Mô tả doanh thu
- Sales grew across all regions, led by the North.
- Revenue growth was mainly driven by higher selling prices.
- Volume fell, but the impact was partly offset by a favorable product mix.
- Two projects moved from September to October.
- Returns increased in the online channel.
Mô tả chi phí
Logistics costs rose by 15% due to higher shipment volume and fuel surcharges.
Administrative expenses were lower than budget because three positions remained vacant.
The favorable variance is temporary, as the software invoice will be recorded next month.
Câu cuối ngăn người đọc coi timing difference là tiết kiệm bền vững.
Nêu nguyên nhân bằng due to và because
| Cấu trúc | Ví dụ |
|---|---|
| due to + danh từ | Costs increased due to higher volume. |
| because + mệnh đề | Costs increased because volume was higher. |
| driven by + danh từ | Growth was driven by new customers. |
| reflecting + danh từ | The variance reflects a timing difference. |
Nói tác động
- This reduced gross profit by VND 80 million.
- As a result, operating margin fell to 12%.
- The delay increased the quarter-end receivable balance.
- The change had no impact on cash in September.
Nói action
The sales team will review the top five overdue customers by Friday.
Procurement is renegotiating the freight rate for the next quarter.
We have updated the full-year forecast to reflect the delay.
Action cần owner, động từ và thời điểm; tránh câu chung chung We will monitor the situation.
Khung một đoạn báo cáo
- Overview.
- Biến động lớn nhất.
- Nguyên nhân.
- Tác động.
- Action hoặc outlook.
Overall, September revenue was 6% below forecast. The shortfall was mainly caused by the delayed launch of Product A. Gross margin remained stable because the sales mix improved. The launch has moved to October, and the forecast has been updated accordingly.
Từ chỉ mức độ
| Từ | Sắc thái |
|---|---|
| slightly | Nhẹ |
| moderately | Vừa |
| significantly | Đáng kể |
| sharply | Mạnh và nhanh |
| gradually | Dần dần |
Không dùng significantly nếu không có materiality hoặc số hỗ trợ.
Mini case
Dữ liệu: revenue actual 9,2 tỷ, budget 10 tỷ; gross margin 35% so với 33% tháng trước; OPEX vượt 120 triệu vì campaign.
Revenue was VND 800 million below budget, mainly due to lower sales volume. However, gross margin improved by 2 percentage points as the product mix shifted toward premium items. Operating expenses exceeded budget by VND 120 million because of the October launch campaign paid in September.
Lỗi thường gặp
- Nhầm by với to.
- Không nói mốc so sánh.
- Gọi point là percent.
- Dùng very nhiều nhưng thiếu số.
- Nêu lý do nhưng không có action.
- Viết favorable dù chỉ do hóa đơn đến trễ.
Bài luyện
- Mô tả doanh thu tăng từ 8 lên 9 tỷ.
- Mô tả chi phí vượt budget 5%.
- Viết một câu price-volume-mix.
- Thêm tác động tới margin.
- Chốt một action có owner.
FAQ
Revenue và sales dùng thay nhau được không?
Tùy ngữ cảnh và báo cáo. Revenue rộng hơn trong một số trường hợp. Giữ thuật ngữ nhất quán với báo cáo nguồn.
Expense và cost khác nhau thế nào?
Hai từ có vùng nghĩa giao nhau nhưng không đồng nhất trong mọi cấu trúc kế toán. Học theo line item và framework.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸