Chi phí được trừ thuế TNDN 2026

Chào bạn,

Trong kỳ quyết toán Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), việc xác định chính xác khoản chi nào được tính vào chi phí được trừ (chi phí hợp lý) là yếu tố quyết định trực tiếp đến số thuế TNDN doanh nghiệp phải nộp. Nhiều kế toán viên dồn rất nhiều công sức thu thập hóa đơn nhưng khi thanh tra thuế vào làm việc vẫn bị cơ quan thuế xuất toán, loại bỏ chi phí do thiếu chứng từ đi kèm hoặc không đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

Trong bài viết này trên blog grhanhlee.com, mình xin tổng hợp các điều kiện cốt lõi để một khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý và những khoản chi đặc thù dễ bị loại nhất khi quyết toán thuế TNDN năm 2026 theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC và cẩm nang từ FAST Accounting.

1. 3 Điều kiện cốt lõi để khoản chi được tính vào Chi phí được trừ

Theo quy định quản lý thuế TNDN hiện hành, bất kỳ khoản chi nào của doanh nghiệp muốn được cơ quan thuế chấp nhận vào chi phí hợp lý đều phải đáp ứng đồng thời cả 3 điều kiện sau:

2. Các khoản chi phí tiền lương & nhân sự dễ bị cơ quan thuế loại

Chi phí nhân sự chiếm tỷ trọng rất lớn trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh nhưng cũng là mục kiểm tra trọng điểm dễ bị bóc tách nhất khi thanh tra thuế:

• Chi lương không thực tế chi trả hoặc thiếu chứng từ: Tiền lương được trích lập và hạch toán vào sổ sách nhưng thực tế không chi trả trước hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN, hoặc không có sao kê ngân hàng/phiếu chi ký nhận đầy đủ. Ngoài ra, việc thiếu điều kiện hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính cũng khiến khoản chi này bị xuất toán.
• Chi trang phục bằng tiền vượt mức: Phần chi tiền trang phục cho người lao động bằng tiền mặt vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ bị loại bỏ toàn bộ phần vượt trần. Nếu chi bằng hiện vật thì được tính toàn bộ nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ mua hàng.
• Chi phúc lợi cho người lao động vượt trần: Các khoản chi trực tiếp mang tính chất phúc lợi (hiếu hỷ, du lịch nghỉ mát thường niên, khen thưởng con em nhân viên, hỗ trợ gia đình khó khăn) không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
• Chi bảo hiểm tự nguyện vượt mức hoặc nợ BHXH: Chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/tháng/người sẽ bị loại phần vượt. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang còn nợ tiền bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc thì toàn bộ chi phí bảo hiểm tự nguyện này đều không được trừ.
• Lương của chủ sở hữu: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ (dù có trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh) đều không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

3. Các khoản chi phí tài chính & quản lý thường gặp rủi ro

Ngoài nhóm nhân sự, các khoản chi phí tài chính và quản lý văn phòng thường phát sinh nhiều kẽ hở hồ sơ:

4. Giải pháp rà soát hồ sơ chứng từ trước kỳ quyết toán thuế

Để bảo vệ chi phí của doanh nghiệp một cách an toàn và đúng luật, kế toán cần chủ động triển khai quy trình kiểm soát nội bộ ngay từ khâu tiếp nhận chứng từ:

• Hoàn thiện bộ hồ sơ đi kèm: Đối với các khoản chi lớn hoặc chi phí nhạy cảm (như công tác phí, thuê tài sản, mua dịch vụ tư vấn ngoài), chỉ có hóa đơn là chưa đủ. Bạn cần kẹp đồng bộ: Quy chế công tác phí công ty, Quyết định điều động công tác, Lịch trình công tác có xác nhận nơi đến, Vé máy bay/hóa đơn tiền phòng và chứng từ chuyển khoản mang tên công ty.
• Thường xuyên tra cứu trạng thái nhà cung cấp: Định kỳ tra cứu mã số thuế của các đơn vị xuất hóa đơn trên cổng thông tin Tổng cục Thuế để phát hiện sớm các hóa đơn phát sinh từ những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế hoặc thuộc danh sách rủi ro cao về hóa đơn.
• Rà soát chỉ tiêu điều chỉnh trên tờ khai quyết toán: Khoản chi nào chưa đủ hồ sơ hợp lệ hoặc thuộc diện không được trừ theo luật thuế thì cần chủ động kê khai vào mục B4 (Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế) để tránh bị cơ quan thuế truy thu kèm tiền phạt chậm nộp 0,03%/ngày.

Lời nhắn từ Gr Hanh Lee

Rà soát tính hợp pháp của hóa đơn và hoàn thiện bộ chứng từ đi kèm ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch là cách thông minh nhất để kế toán bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Đừng đợi đến tháng 3 mùa quyết toán mới cuống cuồng đi bổ sung hồ sơ chứng từ, bởi khi đó việc xin chữ ký hoặc xác nhận từ đối tác sẽ vô cùng khó khăn.

📚 Bài viết cùng chuyên mục nên đọc

• Cách xây dựng Báo cáo P&L và Quản trị dòng tiền thực tế cho doanh nghiệp SME
• Tổng hợp điểm mới Thuế GTGT 2026 – Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào
• Chính sách thuế hộ kinh doanh 2026 – Ngưỡng 1 tỷ & Hóa đơn điện tử
• Chủ shop online cần làm sổ sách gì? Hướng dẫn từ A đến Z