Quản Trị Chi Phí Phúc Lợi Người Lao Động (Nghỉ Mát, Hiếu Hỉ, Khám Sức Khỏe) & Trần 1 Tháng Lương Khi Quyết Toán Thuế

Chào bạn,

Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động thông qua các chương trình du lịch nghỉ mát, Team Building, quà hiếu hỉ, khám sức khỏe định kỳ hay mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện là chính sách nhân sự vô cùng ý nghĩa giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và nâng cao năng suất làm việc. Dưới góc độ quản trị tài chính và kế toán thuế, đây là nhóm chi phí có tính chất đặc thù chịu sự chi phối chặt chẽ của mức khống chế trần 01 tháng lương bình quân thực tế khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và các quy định bóc tách thu nhập chịu thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Bài viết tối nay trên blog grhanhlee.com, mình xin chia sẻ cẩm nang chi tiết về danh mục chi phúc lợi hợp lệ, công thức tính trần 1 tháng lương bình quân và bộ hồ sơ chứng từ bảo vệ chi phí phúc lợi khi thanh tra thuế bám sát Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

1. Danh Mục Các Khoản Chi Có Tính Chất Phúc Lợi Được Trừ Thuế TNDN

Căn cứ quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình tứ thân phụ mẫu, con cái của người lao động.
• Chi nghỉ mát, tham quan du lịch, Team Building hàng năm cho tập thể cán bộ nhân viên.
• Chi khám sức khỏe định kỳ hàng năm theo quy định của pháp luật về an toàn vệ sinh lao động.
• Chi mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, bảo hiểm tai nạn cho người lao động.
• Chi hỗ trợ đào tạo nâng cao tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, bão lũ, dịch bệnh, ốm đau hiểm nghèo.
• Chi khen thưởng con em người lao động có thành tích học tập tốt.
• Chi hỗ trợ phương tiện đi lại dịp Tết, vé xe về quê cho người lao động.

2. Công Thức Xác Định Mức Trần 01 Tháng Lương Bình Quân Thực Tế

Tổng số chi cho các khoản phúc lợi nêu trên trong năm tính thuế không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của doanh nghiệp:

Trong đó:

• Tổng quỹ tiền lương thực tế thực hiện: Là tổng số tiền lương, tiền công doanh nghiệp đã thực chi trả cho người lao động trong năm tính thuế tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN (ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính), có đầy đủ chứng từ thanh toán theo luật định.
• Lưu ý: Nếu tổng các khoản chi phúc lợi trong năm vượt quá hạn mức 01 tháng lương bình quân này, phần chi phí vượt trần sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN (kê khai điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tại Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN Mẫu 03/TNDN).

3. Chính Sách Thuế TNCN Đối Với Từng Khoản Chi Phúc Lợi

Căn cứ quy định tại Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Khoản chi phúc lợi chung cho tập thể (Không ghi đích danh cá nhân thụ hưởng):
• Chi nghỉ mát, du lịch chung toàn công ty; Chi khám sức khỏe định kỳ tập thể; Chi đào tạo nâng cao trình độ chung: KHÔNG tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi phúc lợi ghi đích danh cá nhân thụ hưởng:
• Tiền đám hiếu, hỷ: Được miễn thuế TNCN nếu mức chi phù hợp với Quy chế tài chính nội bộ của doanh nghiệp.
• Mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm tự nguyện có tích lũy phí bảo hiểm: Doanh nghiệp bảo hiểm có trách nhiệm khấu trừ 10% thuế TNCN trên phần phí bảo hiểm tích lũy tại thời điểm đáo hạn/chi trả theo quy định.
• Tiền mặt chi trực tiếp cho cá nhân đi nghỉ mát tự do: Bắt buộc phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.

4. Bộ Hồ Sơ 4 Thành Phần Bảo Vệ Chi Phí Phúc Lợi Khi Thanh Tra Quyết Toán Thuế

Để toàn bộ chi phí phúc lợi được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý hợp lệ theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

1. Quy chế tài chính / Thỏa ước lao động tập thể / Quy chế chi tiêu nội bộ: Quy định cụ thể điều kiện, đối tượng và định mức hưởng các chế độ phúc lợi (nghỉ mát, hiếu hỷ, khám sức khỏe, bảo hiểm).
2. Kế hoạch & Quyết định phê duyệt của Ban Giám đốc: Quyết định tổ chức nghỉ mát, Quyết định chi thăm hỏi hiếu hỷ, Kế hoạch khám sức khỏe định kỳ kèm danh sách nhân viên tham gia.
3. Hóa đơn điện tử VAT hợp pháp: Hóa đơn tour du lịch khách sạn, Hóa đơn dịch vụ khám bệnh viện, Hợp đồng bảo hiểm xuất theo đúng quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
4. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Ủy nhiệm chi chuyển khoản qua ngân hàng đối với các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên hoặc Bảng ký nhận tiền có đầy đủ chữ ký của người lao động.

– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸

Nguồn tham khảo: Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ Nội dung mang tính tham khảo, bạn nên đối chiếu văn bản chính thức trước khi áp dụng.