Quản Trị Hao Hụt Hàng Tồn Kho, Quy Trình Tiêu Hủy Hàng Hỏng & Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNDN, GTGT

Chào bạn,

Trong các doanh nghiệp sản xuất, thương mại bán lẻ, chuỗi phân phối thực phẩm, dược phẩm hay mỹ phẩm, việc phát sinh hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển lưu kho hoặc xuất hiện các lô hàng bị hư hỏng, ẩm mốc, hết hạn sử dụng là thực tế khách quan không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, khi khóa sổ kế toán và quyết toán thuế, đây là nhóm chi phí nhạy cảm hàng đầu luôn bị cơ quan thuế kiểm tra gắt gao. Nếu doanh nghiệp không xây dựng định mức hao hụt ngay từ đầu năm, tự ý tiêu hủy hàng hóa mà thiếu biên bản kiểm kê hoặc không lập Hội đồng tiêu hủy theo đúng quy định, toàn bộ giá trị hàng hỏng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và bị truy thu lại thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đã khấu trừ.

Bài viết tối nay trên blog grhanhlee.com, mình xin chia sẻ cẩm nang chuẩn hóa quy trình xử lý, hạch toán và lập bộ hồ sơ tiêu hủy hàng tồn kho hư hỏng bám sát Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Luật Thuế Giá trị gia tăng – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

1. Phân Biệt Hao Hụt Tự Nhiên Trong Định Mức & Tổn Thất Ngoài Định Mức

Theo nguyên tắc kế toán hàng tồn kho tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, kế toán cần phân loại chính xác 2 nhóm hao hụt:

• Hao hụt tự nhiên trong định mức: Là phần hao hụt do tính chất lý hóa tự nhiên của hàng hóa (bay hơi, ngót ẩm, rơi vãi trong quá trình bốc xếp, lưu kho). Doanh nghiệp chủ động xây dựng và ban hành Quy chế định mức hao hụt nội bộ ngay từ đầu niên độ tài chính. Phần hao hụt trong định mức được tính trực tiếp vào Giá vốn hàng bán (TK 632) và được tính toàn bộ vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Hao hụt ngoài định mức & Hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng: Là tổn thất phát sinh do nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan (dịch bệnh, thiên tai, thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng). Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng kiểm kê để xác định rõ nguyên nhân, quy trách nhiệm bồi thường cá nhân/bảo hiểm (nếu có); phần giá trị tổn thất không được bồi thường được hạch toán vào chi phí hợp lý nếu có đủ hồ sơ theo luật định.

2. Quy Định Thuế GTGT Đối Với Hàng Hóa Bị Hư Hỏng, Hết Hạn Sử Dụng

Căn cứ quy định về khấu trừ thuế GTGT tại Luật Thuế Giá trị gia tăng – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:

• Hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng buộc phải tiêu hủy mà không được bồi thường: Doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào, không phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
• Điều kiện bắt buộc: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ Hồ sơ tiêu hủy hàng hóa và Hồ sơ xác định giá trị tổn thất không được bồi thường tại doanh nghiệp để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra.

3. Quy Trình Hạch Toán Kế Toán Nghiệp Vụ Tiêu Hủy Hàng Tồn Kho

Khi phát hiện hàng tồn kho bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng, kế toán thực hiện hạch toán tuần tự:

1. Khi kiểm kê phát hiện hàng hỏng chờ xử lý:
   • Ghi nhận: Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) / Có TK 152, 155, 156 (theo giá gốc hàng hỏng) theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.
2. Khi có Quyết định xử lý của Ban Giám đốc:
   • Thu hồi phế liệu thanh lý: Nợ TK 111, 112, 152 / Có TK 1381 (kèm xuất hóa đơn VAT thanh lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ).
   • Tổ chức, cá nhân bồi thường: Nợ TK 1388, 334, 111 / Có TK 1381.
   • Sử dụng quỹ dự phòng giảm giá đã trích lập: Nợ TK 2294 / Có TK 1381.
   • Giá trị tổn thất còn lại không được bồi thường tính vào chi phí: Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) / Có TK 1381.

4. Bộ Hồ Sơ 5 Thành Phần Bắt Buộc Để Được Tính Chi Phí Hợp Lý Thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, doanh nghiệp tự lưu giữ bộ hồ sơ sau tại trụ sở:

1. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho bị hư hỏng, hết hạn sử dụng: Ghi rõ tên hàng, mã hàng, số lượng, giá trị ghi sổ, ngày sản xuất, hạn sử dụng và nguyên nhân hư hỏng.
2. Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hàng hóa: Thành phần gồm Đại diện Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ kho, Trưởng bộ phận quản lý chất lượng.
3. Biên bản tiêu hủy hàng hóa: Mô tả chi tiết thời gian, địa điểm, phương thức tiêu hủy kèm hình ảnh/video ghi nhận quá trình tiêu hủy thực tế theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
4. Bảng kê chi tiết giá trị hàng hóa bị tổn thất: Xác định rõ phần được bồi thường và phần giá trị tổn thất thuần tính vào chi phí doanh nghiệp.
5. Quyết định xử lý tổn thất hàng hóa của Người đại diện theo pháp luật.

– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸

Nguồn tham khảo: Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Thuế Giá trị gia tăng – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ | Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ Nội dung mang tính tham khảo, bạn nên đối chiếu văn bản chính thức trước khi áp dụng.