Kiểm soát hàng tồn kho & TSCĐ 2026

Chào bạn,

Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, Hàng tồn kho và Tài sản cố định (TSCĐ) là hai nhóm tài sản chiếm tỷ trọng lớn nhất trên bảng cân đối kế toán. Việc để xảy ra thất thoát vật tư, nhầm lẫn mã phân loại hàng hoặc tính sai chi phí khấu hao TSCĐ không chỉ bóp méo bức tranh lợi nhuận thực tế mà còn tiềm ẩn rủi ro rất lớn bị cơ quan thuế bóc tách chi phí khi thanh tra quyết toán.

Trong bài viết này trên blog grhanhlee.com, mình xin chia sẻ quy trình chuẩn hóa các bước kiểm kê hàng tồn kho và phương pháp quản trị khấu hao tài sản cố định trong năm 2026 theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC và cẩm nang kiểm soát từ MISA AMIS.

1. Quy trình kiểm kê và kiểm soát nội bộ Hàng tồn kho

Hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua về chờ bán, nguyên vật liệu gia công, công cụ dụng cụ lưu kho và chi phí dịch vụ dở dang. Để ngăn ngừa nguy cơ thất thoát và sai lệch số liệu kế toán, bạn cần thiết lập 3 chốt chặn kiểm soát nội bộ:

• Nguyên tắc Nhập – Xuất – Tồn theo thời gian thực: Mọi biến động hàng hóa đều phải đi kèm Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của thủ kho, kế toán kho và người giao/nhận hàng. Tuyệt đối không xuất hàng theo lệnh miệng hoặc ghi sổ sau.
• Quy trình kiểm kê định kỳ: Tổ chức kiểm kê định kỳ hàng tháng đối với các nhóm hàng giá trị cao hoặc hàng có tốc độ luân chuyển nhanh; kiểm kê toàn diện mỗi quý và cuối năm tài chính theo hướng dẫn chuẩn từ MISA AMIS. Ban kiểm kê phải có sự tham gia độc lập của kế toán và đại diện ban quản lý.
• Lập biên bản và phân loại xử lý chênh lệch: Ngay sau khi đếm thực tế, kế toán phải đối chiếu với số liệu trên sổ sách. Mọi trường hợp thừa hay thiếu đều phải lập Biên bản kiểm kê và truy tìm nguyên nhân cụ thể theo hướng dẫn từ Kế toán Thiên Ưng.

2. Quản lý Tài sản cố định & Trích khấu hao hợp lý

Một tài sản chỉ được ghi nhận là TSCĐ hữu hình hoặc vô hình khi thỏa mãn đồng thời hai điều kiện: có nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên và có thời gian sử dụng ước tính trên 01 năm. Quản lý TSCĐ đòi hỏi sự đồng bộ giữa hồ sơ pháp lý và phương pháp tính khấu hao:

• Thành lập Bộ hồ sơ TSCĐ chuẩn chỉnh ngay từ đầu: Không thể trích khấu hao nếu thiếu một trong các giấy tờ sau: Hóa đơn GTGT mua tài sản, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao và đưa tài sản vào sử dụng, Thẻ TSCĐ và Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao gửi cơ quan thuế trực quản theo cẩm nang từ Bizzi.
• Khống chế nguyên giá xe ô tô chở người dưới 9 chỗ: Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (không sử dụng cho ngành nghề kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn), phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Kế toán phải theo dõi riêng số liệu kế toán và số liệu tính thuế.
• Theo dõi khấu hao TSCĐ tạm dừng hoạt động: TSCĐ tạm dừng do tính chất mùa vụ (dưới 09 tháng) hoặc tạm dừng để sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ (dưới 12 tháng) sau đó tiếp tục tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp vẫn được trích khấu hao tính vào chi phí hợp lý. Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản dừng máy và kế hoạch bảo trì cụ thể.

3. Đồng bộ dữ liệu giữa Kế toán kho, Kế toán tài sản & Phần mềm

Một sai lầm rất phổ biến tại các doanh nghiệp SME là việc thủ kho theo dõi một tên gọi, kế toán kho theo dõi một mã khác, và phần mềm kế toán tổng hợp lại hạch toán theo mã của nhà cung cấp. Điều này dẫn đến tình trạng kho bị âm ảo trên hệ thống.

• Chuẩn hóa mã danh mục duy nhất: Xây dựng bảng quy chuẩn mã vật tư, hàng hóa và tài sản đồng bộ giữa bộ phận mua hàng, thủ kho và phòng kế toán. Mỗi mã hàng phải gắn liền với quy cách đóng gói và đơn vị tính thống nhất.
• Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm: Vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của lô hàng tồn kho thấp hơn giá gốc ghi sổ, kế toán bắt buộc phải trích lập dự phòng theo đúng hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Khoản trích lập này giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và tối ưu chi phí thuế TNDN hợp pháp trong kỳ.

Lời nhắn từ Gr Hanh Lee

Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho và tài sản cố định chính là cách thiết thực nhất để bảo vệ túi tiền và sự an toàn pháp lý của doanh nghiệp. Đừng để đến khi hàng hóa thất thoát hàng trăm triệu đồng hoặc cơ quan thuế truy thu tiền tỷ vì trích khấu hao sai quy định thì bạn mới bắt đầu đi chấn chỉnh sổ sách.

📚 Bài viết cùng chuyên mục nên đọc

• Tối ưu chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – Những khoản chi dễ bị loại
• Cách xây dựng Báo cáo P&L và Quản trị dòng tiền thực tế cho doanh nghiệp SME
• Tổng hợp điểm mới Thuế GTGT 2026 – Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào
• Chính sách thuế hộ kinh doanh 2026 – Ngưỡng 1 tỷ & Hóa đơn điện tử