📊 Kế toán & Tài chính · Template miễn phí
Bạn không cần phần mềm đắt tiền để theo dõi tiền ra vào. Chỉ một bảng kê chứng từ thu chi trên Google Sheets (miễn phí) dựng đúng cách là đủ cho kế toán nội bộ và chủ shop nhỏ kiểm soát cả năm.
Chào bạn,
Hồi mới đi làm, mình ghi thu chi mỗi nơi một kiểu: tiền vào sổ tay, hóa đơn trong túi nilon, file Excel mỗi tháng một tên. Đến cuối kỳ đối chiếu là một cực hình. Sau này mình chuẩn hóa về đúng một bảng kê duy nhất, mọi phát sinh ghi vào đó, báo cáo tự tổng hợp. Bài này mình hướng dẫn dựng lại từ đầu trên Google Sheets – bạn theo 4 bước là có file dùng được, không cần biết gì về code. Nếu bạn muốn dùng luôn, cuối bài có cách nhận template dựng sẵn của mình.
1. Cấu trúc cột của một bảng kê chuẩn
Toàn bộ mấu chốt nằm ở việc bảng dữ liệu phải phẳng và nhất quán – mỗi chứng từ một dòng, mỗi cột một thông tin, không gộp ô. Đây là 10 cột mình dùng:
| Cột | Nội dung | Ví dụ |
|---|---|---|
| A | Ngày chứng từ | 15/09/2026 |
| B | Số chứng từ / số hóa đơn | HD00125 |
| C | Loại phiếu: Thu / Chi | Chi |
| D | Đối tượng (khách/NCC) | Công ty TNHH A |
| E | Diễn giải ngắn gọn | Tiền thuê văn phòng T9 |
| F | Nhóm chi phí (chọn từ danh sách) | Chi phí quản lý |
| G | Thuế GTGT đầu vào (nếu có) | 90.909 |
| H | Số tiền (chưa thuế) | 1.000.000 |
| I | Thành tiền (tự tính) | công thức |
| J | Ghi chú / tình trạng hóa đơn | Đã nhận HĐĐT |
2. Bốn bước dựng trên Google Sheets
- Tổng thu: =SUMIFS(NhatKy!I:I; NhatKy!C:C; “Thu”)
- Tổng chi: =SUMIFS(NhatKy!I:I; NhatKy!C:C; “Chi”)
- Chi theo nhóm: =SUMIFS(NhatKy!I:I; NhatKy!F:F; “Tiền lương”)
- Số dũng cuối kỳ: =tổng_thu – tổng_chi
- Dòng còn thiếu hóa đơn (để đốc thu hồi): =COUNTIFS(NhatKy!J:J; “Chưa có HĐ”)
Chỉ cần vậy, mỗi lần bạn nhập một dòng chứng từ vào NhatKy, sheet TongHop tự cập nhật. Muốn xem theo tháng thì thêm điều kiện ngày vào SUMIFS (giống cách mình minh họa ở bài 15 hàm Excel kế toán phải thuộc).
3. Vì sao Google Sheets hợp người làm nhỏ & mới
- Miễn phí, lưu trên đám mây, không sợ mất file khi hỏng máy.
- Truy cập mọi nơi – chụp hóa đơn lúc đi công tác về vẫn nhập được trên điện thoại.
- Chia sẻ cho kế toán/đối tác theo quyền xem hoặc sửa, cùng làm một file.
- Lưu lịch sử chỉnh sửa – ai sửa gì, khi nào, đều xem lại được; rất hữu ích khi đối chiếu.
- Khi quy mô lớn hơn thì nâng cấp lên phần mềm kế toán (MISA, Fast…) là chuyển tự nhiên, dữ liệu nền tảng vẫn theo nguyên tắc bảng phẳng như cũ.
📥 Nhận template dựng sẵn – đã có đủ 10 cột, danh sách thả xuống, sheet TongHop với sẵn công thức.
Chỉ cần nhắn mình ở trang Liên hệ với tiêu đề “xin template thu chi”, mình gửi link “Tạo bản sao” về email của bạn.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸
Quy tắc đặt mã
Có thể dùng PT-2026-001 cho phiếu thu và PC-2026-001 cho phiếu chi. Mã đơn giản giúp tìm lại chứng từ và trao đổi với kế toán nhanh hơn.
Cách phân quyền
Người nhập được sửa vùng dữ liệu, người kiểm tra được ghi chú, người duyệt xem báo cáo. Không nên gửi link chỉnh sửa cho tất cả mọi người.