ENGLISH A-Z · BÀI 14
Nhắc đúng việc, đúng hạn và cho người nhận một bước tiếp theo rõ ràng.
Follow-up không phải gửi lại nguyên email cũ với chữ Urgent. Một email tốt nhắc bối cảnh trong một câu, nói trạng thái hiện tại, yêu cầu hành động và nêu deadline hoặc ảnh hưởng.
Cấu trúc 5 phần
- Subject có chủ đề và hành động.
- Nhắc email hoặc cuộc trao đổi trước.
- Nêu phần còn thiếu.
- Đề nghị phản hồi vào thời điểm cụ thể.
- Cảm ơn và mở kênh hỗ trợ.
Công thức: Previous context + current status + request + deadline + reason.
Mẫu follow-up trung tính
Subject: Follow-up on the September sales report
Dear Minh,
I am following up on the September sales report requested yesterday. We have received the Hanoi file, but the Ho Chi Minh City data is still missing.
Could you please send the remaining file by 2:00 p.m. today? We need it to complete the monthly dashboard.
Thank you. Please let me know if you need the reporting template.
Nhắc người nhận đã có cơ hội xem chưa
I just wanted to check whether you had a chance to review the reconciliation shared on Monday.
Câu này mềm hơn Why have you not replied? nhưng vẫn cần câu tiếp theo nói bạn muốn họ làm gì.
Ba mức độ
| Mức | Câu gợi ý |
|---|---|
| Nhẹ | Just a friendly reminder regarding… |
| Rõ hạn | Could you please confirm this by noon tomorrow? |
| Có ảnh hưởng | Without the approval, we will not be able to include the item in this payment run. |
Không nhảy thẳng từ mức nhẹ sang đe dọa. Nếu người nhận không chịu trách nhiệm cuối, hãy hỏi họ đầu mối phù hợp.
Mẫu nhắc tài liệu
We still need the signed acceptance record for Contract CT-018. Could you please upload it to the shared folder by 5:00 p.m. on 8 October? The document is required for the month-end review.
Mẫu nhắc xác nhận cuộc họp
Could you please confirm whether 10:00 a.m. on Thursday works for you? If not, please suggest another time before Friday afternoon.
Mẫu escalation lịch sự
This is our second follow-up regarding the overdue confirmation. As the reporting deadline is tomorrow, I have copied Ms. Lan so that we can agree on the next step today.
Escalation nói sự thật và lý do CC, không làm người nhận mất mặt.
Subject nên dùng
| Tình huống | Subject |
|---|---|
| Nhắc file | Follow-up – Inventory file required by 8 October |
| Nhắc duyệt | Approval required – Vendor payment list |
| Nhắc trả lời | Response requested – Contract clarification |
| Lần hai | Second follow-up – Outstanding balance confirmation |
Cụm từ thay cho Please reply soon
- Please respond by…
- Could you confirm the expected completion time?
- Please let us know if the deadline is not feasible.
- We would appreciate your feedback by…
- Kindly share the missing document so that we can proceed.
Khi nào không nên follow-up bằng email?
Nếu hệ thống đang dừng, tiền sắp chuyển sai hoặc deadline chỉ còn vài phút, hãy gọi hoặc dùng kênh khẩn được phê duyệt, sau đó gửi email tóm tắt. Email không thay incident process.
Lỗi thường gặp
- Subject chỉ có Reminder.
- Không nhắc request gốc.
- Không có deadline.
- CC quá nhiều người.
- Dùng ASAP cho mọi việc.
- Viết câu bị động mơ hồ, không biết ai cần làm.
- Gửi nhiều follow-up trong cùng ngày không có thông tin mới.
Bài luyện
- Viết email nhắc một file còn thiếu.
- Viết lại ở mức khẩn hơn nhưng vẫn trung tính.
- Thêm một câu cho phép người nhận đề xuất hạn mới.
- Đọc thành tiếng và rút bớt 20% số từ.
Checklist trước khi gửi
- Request ID hoặc tên tài liệu đúng.
- Ngày, giờ và timezone rõ.
- Người nhận có quyền xử lý.
- Ảnh hưởng được nói chính xác.
- Không lộ dữ liệu nhạy cảm.
FAQ
Follow up viết liền hay có dấu gạch?
Động từ thường viết follow up; danh từ hoặc tính từ thường viết follow-up. Cách dùng có thể khác theo style guide.
Nhắc sau bao lâu?
Phụ thuộc deadline và thỏa thuận. Nếu chưa có hạn, hãy cho người nhận thời gian hợp lý rồi nhắc với thông tin rõ.
– Gr Hanh Lee · Một người, ít lời – nhiều ý, nhiều hành trình
Lặng lẽ học, vững vàng đi 🌸